SHRM - 3 BƯỚC ĐỂ NHÀ NHÂN SỰ GIAO TIẾP HIỆU QUẢ HƠN

3 BƯỚC ĐỂ NHÀ NHÂN SỰ GIAO TIẾP HIỆU QUẢ HƠN

Phong cách giao tiếp hiện tại của bạn đã rõ ràng, nhất quán, ngắn gọn, đơn giản và đi vào đúng mục tiêu chưa? Jennifer Currence – chủ tịch công ty tư vấn The Currence Group đã chia sẻ góc nhìn về cách thức giao tiếp hiệu quả của các chuyên gia nhân sự. Trong giao tiếp, yếu tố minh bạch và hiệu quả rất quan trọng, bà cho biết: “Nếu thiếu vắng sự thật, nhà nhân sự cần tạo ra một điều tương đương với sự thật đó”.

Bà Currence cũng là một chuyên gia đào tạo đạt chứng chỉ SHRM, tác giả nhiều cuốn sách được xuất bản bởi SHRM và lãnh đạo tư tưởng đã đưa ra một số cách giao tiếp với những nhân viên tiềm năng và giữ chân nhân tài tốt hơn bằng cách đảm bảo họ cảm thấy nhóm điều hành tổ chức biết lắng nghe cấp dưới. Bà mô tả 3 nhóm năng lực của giao tiếp là:

1. Tự nhận thức

Tự nhận thức về bản thân là một năng lực của trí tuệ cảm xúc, đóng vai trò quan trọng trong sự giao tiếp hiệu quả. Khi hiểu rõ điểm mạnh yếu của mình, nhà nhân sự có thể xác định lĩnh vực cần thiết để nâng cao kĩ năng giao tiếp. Ngoài ra, hiểu rõ giá trị cốt lõi của bản thân (như gia đình, tính xác thực, sự tự do) cũng giúp nhà nhân sự nắm vững những sự cố nào có thể gây khó chịu và học cách phản ứng phù hợp hơn. Để xác định điểm mù trong nhận thức và sự thiên vị vô thức, nhà nhân sự hãy tiếp nhận các phản hồi từ những người đáng tin cậy xung quanh, hoặc nhìn vào bạn bè, gia đình và đồng nghiệp, vì con người thường có xu hướng ở cạnh những người tương đồng với mình.

Theo Susi Chaplin – Quản lý nhân sự tại Newcomb Oil, nhận thức về cách thức phản hồi những thông tin nhận được sẽ giúp nhà nhân sự phát triển tinh thần “ở đây ngay bây giờ”. Bà thường sử dụng thông tin này khi tạo ra các kế hoạch giao tiếp toàn cầu cho doanh nghiệp.

2. Lắng nghe

Lắng nghe chủ động để hiểu được thông điệp của người nói. Một vài cách để nâng cao kĩ năng lắng nghe như:

Lắng nghe để học hỏi, thu thập thông tin hơn là để phản ứng hoặc chỉ phản hồi
Dùng sự tò mò thay cho sự đánh giá trong lúc giao tiếp để hiểu rõ thông điệp của người nói.
Xác nhận nội dung thông điệp bằng cách diễn giải lại những gì người đối diện đã nói hoặc mô phỏng điệu bộ, vị trí của họ để thể hiện sự lắng nghe và thấu hiểu tích cực.

Khi nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe, cuộc đối thoại sẽ đạt được nhiều kết quả hơn việc để họ bị thất vọng và nổi giận.

3. Trò chuyện

Bà Currence chia sẻ: “Hãy hỏi, đừng kể”. Hỏi nhân viên 3 câu hỏi trước khi đưa ra một đề nghị. Những câu hỏi mở bắt đầu bằng “cái gì” và “như thế nào” sẽ dẫn đến đáp án có chiều sâu hơn là “có” và “không”. Một cách tiếp cận hiệu quả hơn là sử dụng các câu hỏi hành vi sau:

Hãy cho tôi biết thêm
Vui lòng giải thích về ý của bạn
Bạn định nghĩa về cụm từ hoặc khái niệm đó cho tôi nhé.

Dùng 3 câu hỏi này trước khi đưa ra đề xuất sẽ giúp nhà nhân sự hiểu rõ hơn về nhu cầu của nhân viên.

Những cuộc hội thoại khó khăn

Bà Currence cũng cung cấp một số cách phòng tránh những cuộc hội thoại khó khăn cho nhiều chuyên gia nhân sự. Đầu tiên, bà đề xuất hãy nói chuyện riêng. Theo một nghiên cứu của Albert Mehrabian – giáo sư ngành tâm lý học từ đại học California, giao tiếp chủ động gồm 55% từ thông điệp không lời, 38% dùng tông giọng nói và 7% là từ ngữ được sử dụng. Toàn bộ sức mạnh của việc giao tiếp chủ động sẽ bị mất đi khi con người tương tác qua điện thoại hoặc email. Bà đưa ra 4 khái niệm để kiểm soát những cuộc hội thoại khó khăn:

Hãy dùng suy nghĩ tò mò về làm thế nào để giúp đỡ người khác.
Gắn kết chặt chẽ với những thách thức thực tế. Dùng số liệu và các phân tích để tạo ra tính khách quan.
Kết nối với doanh nghiệp. Đưa ra các thông điệp về nhu cầu của tổ chức giúp giảm tính cá nhân và tập trung vào những tác động chung đến doanh nghiệp.
Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong cam kết này. Đừng chỉ nói họ cần phải làm gì mà phải khiến họ tự nguyện thực hiện những gì đã giao ước.

Hãy hỏi các câu hỏi sau mỗi bước, như là “Bạn có bổ sung gì không?” hoặc “Bạn có câu hỏi gì không?” để giúp mọi người tập trung vào cuộc hội thoại và đảm bảo họ hiểu đúng thông điệp. Bà Currence cho rằng các nhà nhân sự cần cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân trước thì mới có thể giúp văn hóa giao tiếp trong tổ chức trở nên tốt hơn.

THEO SHRM.ORG

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).

Chương trình đào tạo