BẢO MẬT THÔNG TIN KHI NHÂN VIÊN NGHỈ VIỆC

Sự phát triển của công nghệ khiến các bí mật giao dịch thương mại dễ bị đánh cắp từ những nhân viên nghỉ việc. Họ có thể gửi thông tin liên lạc của khách hàng đến điện thoại, các kế hoạch email-marketing, địa chỉ email hoặc chuyển thành dữ liệu cá nhân. Dưới đây là các cách giúp nhà nhân sự có thể bảo mật thông tin của doanh nghiệp từ những nhân viên sắp nghỉ việc.
Danielle Ochs – luật sư của Ogletree Deakins ở Mỹ đề xuất một số phương pháp như sau:
  • Giám sát lượng truy cập email và máy tính bất thường
  • Thực hiện phỏng vấn và kiểm kê tài sản trước khi hoàn tất các thủ tục nghỉ việc
  • Nhận các cam kết bàn giao trả lại tài sản
  • Nhắc nhở về nghĩa vụ bảo mật thông tin
  • Chấm dứt quyền truy cập máy tính và các tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc.
Trong suốt quá trình bàn giao, nhà nhân sự nên hỏi lí do vì sao họ lại nghỉ việc. Nếu nhân viên chuẩn bị chuyển sang công ty đối thủ, máy tính của họ cn được rà soát trước khi vấn đề đánh cắp thông tin xảy ra, tốt nhất hãy chụp màn ảnh dữ liệu tài khoản của họ.

Robert Yonowitz – luật sư ở Fisher Phillips cho rằng giá của các ổ cứng khá rẻ nên đối với những nhân viên cấp cao có quyền truy cập vào những thông tin quan trọng, nhà nhân sự nên lưu trữ các thông tin trên ổ cứng của họ và thay thế bằng một cái khác để đảm bảo sự an toàn thông tin.
 
Ông Yonowitz cũng lưu ý rằng công nghệ có thể giúp nhà nhân sự theo dõi điểm đến của các thông tin được gửi đi bằng hệ thống ghi nhớ thao tác bàn phím và lượt truy cập nguồn dữ liệu bị hạn chế hoặc sao chép các dữ liệu bảo mật. Những hệ thống này sẽ giúp nhà nhân sự biết được thời gian chính xác diễn ra các hoạt động này trong thực tế.

Nhà nhân sự cũng có thể sử dụng các chương trình không cho phép xóa dữ liệu và xuất báo cáo về tất cả các hoạt động của người dùng trong vòng 60 ngày gần nhất hoặc tương tự. Ví dụ, nếu nhân viên nghỉ việc gửi email danh sách khách hàng đến một tài khoản cá nhân và cố gắng xóa lịch sử hoạt động thì thông tin này sẽ được gửi báo cáo đến nhà nhân sự.
 

dam-bao-an-toan-cac-bi-mat-khi-nhan-vien-nghi-viec.jpg

Hãy bắt đầu ngay từ lúc nhân viên mới gia nhập công ty
 
Cách tốt nhất để bảo mật thông tin chính là xây dựng chính sách và quy trình hòa nhập cho nhân viên mới một cách vững chắc, đồng thời nên để họ kí vào các bản thỏa thuận giữ bí mật và theo dõi truy cập từ bất cứ thiết bị nào cung cấp cho họ.

Nếu nhân viên làm việc tại nhà, nhà nhân sự nên cân nhắc chính sách hỗ trợ họ các thiết bị của công ty. Ông Yonowitz nói: “Rất khó để theo dõi các hoạt động của họ trên thiết bị cá nhân. Bảo mật thông tin sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu họ sử dụng các thiết bị của công ty”.

Nhắc nhở nhân viên khi họ sắp kết thúc hợp đồng lao động

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp nên rà soát lại các bản thỏa thuận đã được kí trong suốt quá trình làm việc của họ. Một cuộc trò chuyện với họ sẽ tạo cơ hội để nhấn mạnh vào nghĩa vụ và các chính sách bảo mật thông tin kinh doanh của công ty ngay cả khi họ ngừng hợp tác.

Đồng thời cần thảo luận chi tiết về việc bàn giao quyền truy cập tất cả các thông tin bảo mật bao gồm dữ liệu lưu trữ trên thiết bị cá nhân và các không gian kĩ thuật số khác như lưu trữ đám mây, email bên ngoài, mạng xã hội và các thiết bị khác ngoài công ty.

Ngoài ra, nhà nhân sự nên duy trì kiểm kê các tài sản đã được cung cấp cho các nhân viên làm việc từ xa với các công việc như sau:

  • Cung cấp cho nhân viên làm từ xa phương pháp để trả lại thiết bị và thông tin
  • Yêu cầu họ kí giấy xác nhận đã bàn giao đầy đủ.
  • Yêu cầu ngày bàn giao cụ thể.
 
dam-bao-an-toan-cac-bi-mat-khi-nhan-vien-nghi-viec-1.jpg

Nhìn vấn đề một cách bao quát hơn
 
Nhà nhân sự nên nhận ra gián điệp nội bộ thực sự là vấn đề rất phổ biến. Ông Yonowitz cho rằng chúng ta nghe rất nhiều về các tin tặc, các vụ mất bí mật kinh doanh và thỉnh thoảng nhân viên chính thức là người thực hiện những việc này.
 
Xa hơn nữa, khi nhân viên chuẩn bị nghỉ việc, công ty mới của họ có thể yêu cầu họ cung cấp thông tin của công ty cũ, hoặc người đó vì muốn thực hiện công việc mới tốt hơn nên muốn sử dụng các thông tin đã thu thập được từ công ty trước đó.
 
Ông Yonowitz cho rằng “Có thể nhân viên không phân biệt được đâu là tài sản của họ và đâu là của công ty. Nhiệm vụ của nhà nhân sự là làm rõ với họ những gì họ làm cho tổ chức đều thuộc về tổ chức”.
THEO SHRM.ORG

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”). 
 
Chương trình đào tạo
 
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM

 

Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

 

   Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội


Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY

 

go top