SẮP XẾP LỊCH PHỎNG VẤN ĐƠN GIẢN HƠN VỚI CÔNG NGHỆ TỰ ĐỘNG HÓA

Phỏng vấn là một trong những chức năng quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Nhưng làm thế nào để có thể sắp xếp lịch hẹn phù hợp với thời gian của tất cả mọi người lại là điều không hề dễ dàng, đặc biệt khi đây là giai đoạn đầu tiên để gây ấn tượng với ứng viên.

Lin Lin Phan – Quản lý nhân tài tại công ty công nghệ MuleSoft cho biết: “Mọi người thường không cập nhật lịch trình của họ, hoặc hủy bỏ hay thay đổi thường xuyên. Cuối cùng, chúng tôi phải tìm kiếm lại từ đầu thời gian trống của người phỏng vấn và thay đổi lịch hẹn trước khi ứng viên nghi ngờ tính chuyên nghiệp của công ty”.

May mắn thay, những công cụ tự động hóa có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng

 
sap-xep-lich-phong-van-don-gian-hon.jpg

Các phần mềm hỗ trợ nhà nhân sự như thế nào?

Sắp xếp lịch phỏng vấn là trải nghiệm đầu tiên của ứng viên với nhà tuyển dụng. Danielle Weinblatt – nhà sáng lập và CEO của công ty phần mềm tự động hóa tuyển dụng ConveyIQ tại Mỹ cho biết: “Bạn có thể tưởng tượng ứng viên sẽ cảm thấy thiếu tôn trọng như thế nào khi cuộc phỏng vấn mất quá nhiều thời gian để sắp xếp lịch hẹn hay bị thay đổi liên tục”.

Quá trình thủ công rất dễ gặp sai sót, đặc biệt là với các tổ chức có nhiều vị trí thường xuyên tuyển dụng. Lợi ích của tự động hóa bao gồm phát triển sự hiệu quả và hiệu suất làm việc của nhà tuyển dụng, giảm thiểu thời gian và tạo ấn tượng tốt với ứng viên bằng cách để mọi người tham gia có thể tự sắp xếp và thay đổi lịch phỏng vấn từ bất cứ thiết bị nào. Steve Tiufekchiev – giám đốc công ty phần mêm tuyển dụng Yello cho biết: “Phần mềm sắp xếp lịch phỏng vấn giúp tiết kiệm thời gian gửi mail hay gọi điện, nhà nhân sự có thể theo dõi lịch phỏng vấn và tập trung hơn vào việc tìm kiếm và gắn kết với các ứng viên”.

Đây là cách các chương trình hoạt động: Khi ứng viên được chọn hiển thị trên màn hình, nhà tuyển dụng có thể cung cấp những thời gian phỏng vấn phù hợp cho họ bằng email hoặc tin nhắn. Ahryun Moon – CEO và đồng sáng lập của công ty GoodTime cho biết: “Công cụ này sẽ nắm bắt lịch làm việc trực tuyến của những người phỏng vấn và tìm ra khoảng thời gian cho việc phỏng vấn trong lịch trình của họ. Nhà tuyển dụng có thể truy cập vào cả thời khóa biểu của ứng viên và người phỏng vấn, thiết lập nhiều lịch hẹn cùng lúc và thay đổi hay cập nhật mới một cách nhanh chóng”.

Nhiều hình thức phỏng vấn như qua điện thoại, phỏng vấn nhóm hay video đều có thể được hẹn theo lịch của tất cả người tham gia, và ai cũng có thể tự thay đổi hoặc sắp xếp lại mà không cần sự can thiệp của nhà nhân sự. Hệ thống sẽ tự động xác nhận cuộc hẹn, đồng bộ với hệ thống theo dõi lượng ứng tuyển và gửi thông báo nhắc nhở tới ứng viên và người phỏng vấn bằng email hoặc tin nhắn điện thoại.

Một số yếu tố cân nhắc khi lựa chọn phần mềm hỗ trợ

Dưới đây là các yếu tố giúp nhà nhân sự cân nhắc khi lựa chọn các phần mềm hỗ trợ:

  • Kết nối với lịch trình và tích hợp với hệ thống theo dõi lượng ứng tuyển.
  • Số lượng nhân viên sẽ sử dụng công cụ. Một số phần mềm yêu cầu lượng người dùng nhất định trong khi một số khác sẽ tính phí theo từng người.
  • Mức độ phức tạp của các cuộc phỏng vấn. Nhà nhân sự có lựa chọn mô hình phỏng vấn tổng hợp, bao gồm đối thoại, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn liên tục nhiều vòng và lịch phỏng vấn xoay vòng của nhóm tuyển dụng tùy vào người nào có thời gian trống? Hầu hết các công cụ tự động đều hỗ trợ đặt lịch hẹn phỏng vấn đối thoại nhưng chưa tối ưu cho các trường hợp phức tạp hơn.
  • Khả năng thay đổi lịch hẹn. Hơn 50% những cuộc phỏng vấn đều được sắp xếp lại, các phần mềm phải nhanh chóng tìm ra người phỏng vấn thay thế trong thời gian ngắn.
 
sap-xep-lich-phong-van-don-gian-hon-1.jpg

Những chức năng tự động hóa

Các chức năng của những phần mềm hỗ trợ sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn bao gồm:
  • Tự động gửi thông báo nhắc nhở đến tất cả các bên trước khi diễn ra cuộc phỏng vấn. Nhà nhân sự có thể cá nhân hóa bằng cách thiết lập tần suất theo ngày, tuần, đính kèm thông tin của người phỏng vấn và ứng viên. Trong đó có thể bao gồm các bản danh sách, đường dẫn website, hướng dẫn bản đồ tới văn phòng, bản đánh giá và hồ sơ ứng viên.
  • Nhiều tùy chọn. Một số cơ chế có thể được đưa ra, như là các cuộc phỏng vấn cố định trong lịch trình của nhà quản lí tuyển dụng, và chỉ được gỡ bỏ bằng cách liên hệ trực tiếp.
  • Đồng bộ các thiết bị. Bất cứ thiết bị phỏng vấn mới nào sẽ được tự động cập nhật đồng bộ với những thiết bị khác.
  • Đặt phòng họp. Tổ chức sẽ đưa ra những địa điểm chuyên dành cho phỏng vấn để lựa chọn.
  • Các thuật toán. Nếu công cụ có thể cung cấp những thuật toán đa đạng và phong phú quanh các quá trình tạo sự hiệu quả và tinh thần trách nhiệm cho người phỏng vấn, nhà nhân sự có thể cải thiện được toàn bộ quá trình tuyển dụng của mình.
  • Nhiều phần mềm đưa người dùng bản dùng thử trước khi tính phí, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và đề xuất những nguồn hữu ích khác.
THEO SHRM.ORG

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”). 
 

Chương trình đào tạo
 
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM

 

Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

 

   Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội


Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY


go top