CÁC DỮ LIỆU CẦN THIẾT TRONG HỒ SƠ NHÂN VIÊN

Hồ sơ nhân viên là dữ liệu chính xác về nhân viên bao gồm các việc làm trước đó của nhân viên từ đơn tìm việc đến giấy tờ thôi việc. Chỉ bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp của nhân viên mới được truy cập vào thông tin này và không bao giờ đem ra ngoài.

Tính bảo mật của hồ sơ nhân viên hết sức quan trọng, do đó chỉ nên được cất giữ ở những nơi được bảo vệ cẩn thận và chỉ có nhân sự mới có thể tiếp cận. Trong số tất cả các dữ liệu của nhân viên tại hầu hết các công ty, hồ sơ nhân viên thường xuyên được truy cập hàng ngày bởi các nhà tuyển dụng, giám sát hoặc nhân viên bộ phận nhân sự.

 
 
cac-du-lieu-can-thiet-trong-ho-so-nhan-vien.jpg

Cân nhắc về nội dung của hồ sơ nhân viên

Một số các nguyên tắc cơ bản và những câu hỏi cần cân nhắc khi bổ sung bất cứ tài liệu nào vào hồ sơ nhân viên như sau:
-Liệu nhà tuyển dụng có cần bất cứ tài liệu nào cụ thể trong trường hợp bị kiện tụng không? Liệu nhà tuyển dụng có cần một tài liệu nào theo quy định luật pháp hay không?
Nhân viên có biết và hiểu về những tài liệu sẽ được lưu trữ trong hồ sơ cá nhân của họ không? Trong hầu hết trường hợp, nhà tuyển dụng nên yêu cầu nhân viên kí tên vào tài liệu, không phải để thể hiện sự đồng ý với những nội dung bên trong mà là chứng minh rằng họ đã xem qua tài liệu đó.
Không có bất ngờ, ý kiến hoặc ghi chú cá nhân nào của nhân viên được đặt trong hồ sơ. Mà chỉ có các tài liệu mang tính xác thực chính xác.

Nội dung hồ sơ nhân viên

Dưới đây là các tài liệu khuyến nghị nhà tuyển dụng nên giữ trong hồ sơ nhân viên:
-Lịch sử làm việc
-Các đơn ứng tuyển
-Sơ yếu lí lịch
-Đơn xin việc
-Các bằng cấp, chứng chỉ
-Thư xác nhận tuyển dụng
-Giấy tờ thôi việc
-Mô tả vị trí công việc
-Báo cáo phân tích công việc
-Hợp đồng lao động
-Thông tin liên hệ khẩn cấp
-Kí xác nhận đã nhận sổ tay của nhân viên
-Danh sách các buổi đào tạo văn hóa công ty nhân viên đã tham gia cùng chủ đề và người đào tạo.
-Xác nhận về thay đổi hợp đồng và các tài liệu
-Mọi hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận giữa người lao động và người sử dụng lao động (như thỏa thuận không cạnh tranh, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận liên quan đến việc công ty cung cấp xe cho nhân viên)
-Các hình thức văn bản chính thức như yêu cầu thuyên chuyển, thăng chức, ứng cử công việc nội bộ,…
-Và các tài liệu khác liên quan đến tuyển dụng.


 
cac-du-lieu-can-thiet-trong-ho-so-nhan-vien-1.jpg

Phát triển hiệu suất của nhân viên, phát triển và cải thiện các kế hoạch

-Các bản sao về đánh giá hiệu suất trước đó hoặc kế hoạch phát triển của nhân viên
-Bản tự đánh giá nhân viên
-Hồ sơ về bất cứ buổi tư vấn chính thống nào
-Ghi chú về sự tham dự hoặc vắng mặt
-Tài liệu kế hoạch cải thiện hiệu suất
-Báo cáo xử lý kỉ luật
-Tài liệu chứng nhận như bằng cấp, thư giới thiệu,…
-Khuyến nghị và đề xuất chính thức của nhân viên và các phản hồi của tổ chức
-Báo cáo về các khóa đào tạo nhân viên
-Các bản yêu cầu đào tạo
-Các đánh giá năng lực
-Thông báo về các lớp đào tạo và lịch học
-Đánh giá các nhu cầu đã xác nhận với nhân viên
-Báo cáo phản hồi sau đào tạo
-Khiếu nại từ khách hàng và đồng nghiệp
-Hồ sơ thôi việc
-Đơn nghỉ việc
-Các danh sách bàn giao nghỉ việc
- Báo cáo kế toán cuối cùng cho tất cả các lĩnh vực của nhân viên như tiền lương, trợ cấp thôi việc, tiền nghỉ phép và các khoản hoàn trả tài sản công ty,…

 
THEO THE BALANCE CAREER
 
Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”). 
 

Chương trình đào tạo
 
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM

 

Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

 

   Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội


Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY

 
 
go top