CÓ NÊN ĐỂ NHÂN VIÊN GHI ÂM CUỘC HỌP?
Các doanh nghiệp ngày nay đều hoạt động với các điện thoại thông minh. Nhân viên dùng điện thoại để kiểm tra email, gọi điện cho khách hàng và nghiên cứu thông tin cần thiết cho công việc. Họ thậm chí có thể chụp hình, quay phim và ghi âm; đôi khi là không cần xin phép người đối diện.
Nhà nhân sự sẽ rất khó xử khi vừa muốn khuyến khích nhân viên tự do sử dụng điện thoại cá nhân sao cho công việc hiệu quả, vừa phải có trách nhiệm bảo vệ sự riêng tư và bảo mật thông tin của doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một vài điều nhà nhân sự có thể cân nhắc trước khi ra quyết định về quay video hay ghi âm trong văn phòng, đặc biệt là trong các cuộc họp.
Nhà nhân sự sẽ rất khó xử khi vừa muốn khuyến khích nhân viên tự do sử dụng điện thoại cá nhân sao cho công việc hiệu quả, vừa phải có trách nhiệm bảo vệ sự riêng tư và bảo mật thông tin của doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một vài điều nhà nhân sự có thể cân nhắc trước khi ra quyết định về quay video hay ghi âm trong văn phòng, đặc biệt là trong các cuộc họp.
Lợi ích của việc ghi âm
Ghi âm thường sẽ mang lại một số giá trị nhất định trong nơi làm việc, đặc biệt là xuyên suốt cuộc họp nơi có những thông tin quan trọng được chia sẻ trong một thời gian ngắn. Các công cụ ngày nay cho phép nhân viên ghi âm thông tin, lưu trữ hay chuyển đổi thành văn bản để tham khảo về sau. Tuy nhiên, nếu công ty có những điều luật pháp lý, việc ghi âm có thể sẽ gây tổn hại. Ngày cả khi vấn đề này có vẻ vô hại ở thời điểm hiện tại nhưng nó có thể sẽ cực kì nguy hiểm vào một lúc nào đó.
Một cách để có lợi ích từ việc ghi âm mà không kèm rủi ro chính là các nhà nhân sự hãy tự tạo cho mình quá trình thu âm bằng cách sử dụng dịch vụ phiên âm hoặc công cụ dịch từ giọng nói sang văn bản. Loại tài liệu này sẽ hiệu quả hơn vì mô tả được mọi thứ đang thảo luận thay vì chỉ là các bản tóm tắt.
Vấn đề pháp lý của việc ghi âm các cuộc họp
Khi nói đến việc ghi âm một cuộc đối thoại trực tiếp, luật pháp có thể trao một số quyền hạn cho các nhà lãnh đạo để thiết lập chính sách luật pháp kèm theo. Ở hầu hết các quốc gia, ghi âm khi không có sự cho phép của người tham dự là trái phép. Điều này có nghĩa là mọi người trong phòng họp đều phải biết đến việc ghi âm trước khi bắt đầu.
Tuy nhiên, nếu nhân viên yêu cầu được ghi âm các cuộc họp, nhà nhân sự có thể sẽ phải ra quyết định trước mặt nhiều người trong phòng. Bất cứ lúc nào, nhà nhân sự cũng có thể nói không mà không cần phải giải thích thêm nhưng chỉ nên áp dụng trong một số trường hợp. Một bộ chính sách quy định về vấn đề này sẽ hữu ích hơn trong những tình huống khó xử.
Thiết lập các chính sách
Chính sách chống theo dõi có thể rất tích cực đối với nhiều nhân viên quan tâm đến sự giám sát tại nơi làm việc. Các chính sách này sẽ giúp nhân viên nhận thấy nỗ lực bảo vệ quyền lợi của họ từ phía công ty và điều này cũng ngăn chặn cơ hội yêu cầu ghi âm trừ những trường hợp đặc biệt.
Trong vài tình huống, ghi âm lại là biện pháp bảo vệ cá nhân. Những nhân viên bị cáo buộc về vi phạm chính sách công ty có thể muốn ghi âm lại cuộc nói chuyện với nhân sự. Nếu từ chối thì nhà nhân sự lại có vẻ như đang muốn che giấu sự thật. Do đó, các chuyên gia khuyên rằng đối với những trường hợp này, nhà nhân sự hãy chủ động ghi âm để tự bảo vệ bản thân.
Điện thoại thông minh khiến cho việc ghi âm các cuộc họp và hội thoại trở nên dễ dàng hơn cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, ghi âm tại nơi làm việc có thể xâm phạm sự riêng tư cá nhân. Do đó, bằng cách soạn thảo những bộ luật chính sách và tiêu chuẩn đánh giá mức độ cần thiết cho từng trường hợp, nhà nhân sự có thể giải quyết ổn thỏa khi nhân viên yêu cầu ghi âm.
Chính sách chống theo dõi có thể rất tích cực đối với nhiều nhân viên quan tâm đến sự giám sát tại nơi làm việc. Các chính sách này sẽ giúp nhân viên nhận thấy nỗ lực bảo vệ quyền lợi của họ từ phía công ty và điều này cũng ngăn chặn cơ hội yêu cầu ghi âm trừ những trường hợp đặc biệt.
Trong vài tình huống, ghi âm lại là biện pháp bảo vệ cá nhân. Những nhân viên bị cáo buộc về vi phạm chính sách công ty có thể muốn ghi âm lại cuộc nói chuyện với nhân sự. Nếu từ chối thì nhà nhân sự lại có vẻ như đang muốn che giấu sự thật. Do đó, các chuyên gia khuyên rằng đối với những trường hợp này, nhà nhân sự hãy chủ động ghi âm để tự bảo vệ bản thân.
Điện thoại thông minh khiến cho việc ghi âm các cuộc họp và hội thoại trở nên dễ dàng hơn cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, ghi âm tại nơi làm việc có thể xâm phạm sự riêng tư cá nhân. Do đó, bằng cách soạn thảo những bộ luật chính sách và tiêu chuẩn đánh giá mức độ cần thiết cho từng trường hợp, nhà nhân sự có thể giải quyết ổn thỏa khi nhân viên yêu cầu ghi âm.
THEO ENTREPRENEUR
Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).
|
Chương trình đào tạo
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế
Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội
|
