NHỮNG ĐIỀU CẦN CẬP NHẬT TRONG SỔ TAY NHÂN VIÊN

Thỉnh thoảng những công ty mới thành lập thường đánh giá thấp sức mạnh của sổ tay nhân viên. Vì các tổ chức này có thể vẫn có nhóm nhỏ tập trung nhiều hơn vào sự phát triển sản phẩm và dịch vụ, xây dựng một cuốn sổ tay nhân viên không phải là ưu tiên trọng yếu của họ. Trong khi đó, sổ tay nhân viên lại là cẩm nang hướng dẫn cần thiết mà bất kì tổ chức nào cũng phải có.
 
Cap-nhat-so-tay-nhan-vien.jpg

Tại sao sổ tay nhân viên lại quan trọng?

Sổ tay nhân viên rất quan trọng vì nó sẽ phác thảo về chính sách, lịch sử và tất cả các bộ hành vi ứng xử được cho phép của doanh nghiệp được thực hiện bởi các nhân viên hiện tại và tương lai. Trong khi phần lớn các doanh nghiệp nhỏ với khoảng 10-200 nhân viên (87%) cho rằng họ đã sẵn sàng để xây dựng sổ tay nhân viên, các chuyên gia nhân sự đồng ý rằng thời điểm tốt nhất để thực hiện cuốn sổ tay nhân viên là khi bạn bắt đầu tuyển dụng ứng viên đầu tiên.

Harrison Barnes, giám đốc quản lý của BCG Attorney cho biết: “Sổ tay nhân viên cực kỳ quan trọng vì nó cung cấp các quy chuẩn cá nhân và chính sách phúc lợi, phòng tránh sự hiểu nhầm, than phiền và không hài lòng trong công việc của nhân viên”.
Do đó, nhà nhân sự nên có cuốn sổ tay nhân viên để:


- Đem lại sự đồng đều về ý thức, nhận thức tuân thủ của toàn bộ nhân viên
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên hoặc nhà nhân sự
- Giúp nhân viên mới đặt ra các kì vọng chính xác hơn đối với công ty
- Trở thành cẩm nang hướng dẫn cho nhóm nhân sự và là tài liệu tham khảo cho nhóm quản lý
- Giúp người mới thích nghi và làm quen môi trường nhanh hơn
- Bao gồm các điều kiện sử dụng thiết bị của công ty
- Giúp doanh nghiệp trong việc tuân thủ quy định của luật pháp
- Giúp công ty dự đoán các tình huống và có biện pháp đề phòng các vấn đề.
 
Ngoài ra, một cuốn sổ tay nhân viên tuyệt vời sẽ giúp định nghĩa tầm nhìn của công ty với các nguyên tắc và quy định. Vì quyển sổ tay làm rõ mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp, bảo vệ công ty bằng cách định nghĩa kì vọng cho nhóm và nhân viên. Hơn nữa, lợi ích trong việc tạo ra quyển cẩm nang giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và giữ nhịp độ công việc ổn định.

Theo cẩm nang hướng dẫn nhân viên, nhà nhân sự nên làm các hoạt động sau đây trước khi xây dựng hay cập nhật mới sổ tay nhân viên:

Cập nhật nội dung liên tục

Chỉ 32% công ty sưu tập các chữ ký xác nhận từ nhân viên, điều này là bắt buộc vì nó cung cấp bằng chứng cho thấy là nhân viên thực sự hiểu toàn bộ các thông tin trong cuốn sổ tay đó.
Chỉ 18% các công ty đánh giá và cập nhật chính sách của họ hàng năm. Sổ tay nhân viên là tài liệu sống và nên phát triển cùng với doanh nghiệp.

Bổ sung kiến thức cho nhân viên mới

Kể câu chuyện lịch sử của công ty giúp nhân viên mới nắm bắt tốt hơn về sứ mệnh, văn hóa và giá trị của tổ chức. Đoạn đầu tiên nên ấm áp và chào đón người mới, các phúc lợi nhóm từ những câu chuyện được chia sẻ là những nội dung tốt nhất cho sổ tay nhân viên.

Xem xét sự quan trọng của từng mục


- Thể hiện các phúc lợi nhưng không nên quá chi tiết và cụ thể. Vì những điều này có thể thay đổi theo thời gian.
- Đảm bảo nhân viên biết họ cần phải làm gì khi gặp vấn đề. Hãy rõ ràng trong các vấn đề về báo cáo.
- Đừng làm chính sách quá cứng nhắc. Đảm bảo các quy định có đủ tính linh hoạt cho những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.
 
Các nội dung quan trọng cần bổ sung

- Xác định mối quan hệ, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên. Sự chấm dứt hợp tác lao động có thể xảy ra vào lúc nào, và vì lí do gì.
- Các chính sách về sức khỏe và an toàn nên được xuất hiện trong hồ sơ một cách rõ ràng và súc tích.
- Xây dựng chính sách dựa trên cơ hội công bằng với các vấn đề về quấy rối, nghỉ phép, phân biệt đối xử và phá vỡ.
- Thông báo rõ ràng rằng sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng và sẽ liên tục thay đổi theo thời gian.
 
Cap-nhat-so-tay-nhan-vien-1.jpg

Hơn nữa, Katie Yahnke tại I-sight đề xuất rằng sổ tay nhân viên nên được theo dõi và cập nhật định kỳ hàng năm để phù hợp với sự thay đổi chung. Theo đó, nếu nhà nhân sự vẫn chưa cập nhật sổ tay nhân viên hàng năm, chúng tôi đề xuất bạn hãy đặt công việc đó là ưu tiên hàng đầu.

Sổ tay nhân viên cần rõ ràng rằng nhân viên không được phép truy cập vào các trang xã hội trong giờ làm. Nhân viên cũng không được tải ứng dụng qua các thiết bị chứa dữ liệu của công ty.

Bạn nên cập nhật sổ tay nhân viên trên các bảng thông báo hoặc nói về những tiêu cực hay báo cáo bất cứ điều gì trong môi trường làm việc. Luật pháp có thể thay đổi hoặc bổ sung nguyên tắc về các ngày nghỉ phép định kì, vì vậy nhà nhân sự nên cập nhật chúng.

Nhà nhân sự nên thông báo với nhân viên rằng họ không được làm thêm giờ mà không có sự phê duyệt từ quản lý và sẽ bị kỷ luật nếu làm thế.

Nhà nhân sự cũng nên bổ sung các quy định nghiêm cấm nhân viên thảo luận về lương tại nơi làm việc.

Đối với người hút thuốc lá, nhà nhân sự nên làm rõ trong sổ tay nhân viên những địa điểm được phép hút thuốc lá và không.

 
THEO HRINASIA

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”). 
 

Chương trình đào tạo
 
logo_IHRM.png

 

 Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự
tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

 

   Khai giảng: Ngày 21/06/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 26/09/2019 tại Hà Nội


Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY

 
 

go top