4 CÁCH GIẢM THIỂU SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA NHÂN VIÊN DÀNH CHO NHÀ NHÂN SỰ
Bạn có thể nghe đến việc đánh cắp tiền lương khi mà các công ty dùng các khoản khấu hao bất hợp pháp hay lờ đi các khoản chi trả làm thêm giờ của nhân viên. Nhưng việc nhân viên đánh cắp thời gian cũng là một vấn đề lớn đối với các nhà nhân sự.
Nhân viên đánh cắp thời gian khi họ được trả tiền cho công việc mình đã không thực hiện. Chuyện này có thể xuất hiện thông qua những hành vi gian dối có chủ ý như đi trễ và nhờ người khác chấm công giùm hay đọc sách trong giờ làm việc.
Nếu doanh nghiệp phải đối mặt với việc lãng phí ngân sách cho những nhân viên như vậy, dưới đây là 4 cách để khiến họ ngừng đánh cắp thời gian của công ty đồng thời cân nhắc việc trừ lương đối với một số trường hợp cụ thể.
Nhân viên đánh cắp thời gian khi họ được trả tiền cho công việc mình đã không thực hiện. Chuyện này có thể xuất hiện thông qua những hành vi gian dối có chủ ý như đi trễ và nhờ người khác chấm công giùm hay đọc sách trong giờ làm việc.
Nếu doanh nghiệp phải đối mặt với việc lãng phí ngân sách cho những nhân viên như vậy, dưới đây là 4 cách để khiến họ ngừng đánh cắp thời gian của công ty đồng thời cân nhắc việc trừ lương đối với một số trường hợp cụ thể.
1. Thông báo các quy tắc rõ ràng
Hiển nhiên rằng chấm công giùm đồng nghiệp là một điều không thể chấp nhận được nhưng không phải ai cũng thấu hiểu chuyện này. Họ có thể chỉ muốn giúp đỡ người khác tránh khỏi rắc rối từ việc đi trễ và cũng không nghĩ đến hậu quả mà doanh nghiệp gặp phải đối với hành động thiếu trách nhiệm của người đi trễ và cả người bao che.
Hãy thông báo đến nhân viên nội dung này bằng nhiều cách. Nếu công ty sử dụng máy chấm công, nhà nhân sự có thể đăng những bài nhắc nhở. Nếu công ty chấm công trên máy tính, hoặc điền vào bảng thời gian, nhà nhân sự có thể nhắc nhở mọi người về sự lừa dối sẽ mang lại hậu quả gì cho chính họ.
Việc làm này có thể hơi độc đoán nhưng nhà nhân sự không chỉ cần bảo vệ doanh nghiệp mà còn phải bảo vệ chính những nhân viên đó khỏi nguy cơ bị đuổi việc. Một hành động giúp đỡ người khác không đúng lúc có thể phải đánh đổi bằng cả công việc hiện tại.
2. Thiết lập các kì vọng
Hãy thông báo đến nhân viên nội dung này bằng nhiều cách. Nếu công ty sử dụng máy chấm công, nhà nhân sự có thể đăng những bài nhắc nhở. Nếu công ty chấm công trên máy tính, hoặc điền vào bảng thời gian, nhà nhân sự có thể nhắc nhở mọi người về sự lừa dối sẽ mang lại hậu quả gì cho chính họ.
Việc làm này có thể hơi độc đoán nhưng nhà nhân sự không chỉ cần bảo vệ doanh nghiệp mà còn phải bảo vệ chính những nhân viên đó khỏi nguy cơ bị đuổi việc. Một hành động giúp đỡ người khác không đúng lúc có thể phải đánh đổi bằng cả công việc hiện tại.
2. Thiết lập các kì vọng
Nếu một nhân viên đánh cắp thời gian của công ty bằng việc không thực hiện các công việc họ nên làm, có thể họ đang không thực sự hiểu yêu cầu công việc. Ví dụ, nhân viên bán lẻ có thể nghĩ họ có thể thoải mái dùng điện thoại miễn là khi không có khách hàng. Nhưng nhà nhân sự cần họ làm sạch, sắp xếp và bảo quản cửa tiệm hiệu quả hơn, hãy đảm bảo họ không làm lãng phí thời gian của công ty, đừng làm lơ họ và cũng đừng đưa ra nhiệm vụ cụ thể một lần như “Bạn có thể làm sạch lối đi này không?”. Thay vào đó, nhà quản lý nhân sự có thể nói “Khi không tiếp khách, bạn vui lòng làm những việc A, B và C này nhé.”
3.Tuân thủ những quy tắc
3.Tuân thủ những quy tắc
Bỏ qua một vài lỗi nhỏ, không sao cả, vì nếu cứ tập trung vào tất cả các lỗi nhỏ nhặt nhất, nhà quản lý sẽ vô cùng căng thẳng. Nhưng nếu để mặc nhân viên lãng phí thời gian thì họ sẽ bắt đầu quen dần với điều đó.
Vì vậy, hãy tuân thủ những quy tắc kỉ luật của bạn. Nhìn chung, kỉ luật tiến bộ là cách để phát triển: cảnh báo bằng miệng, cảnh cáo bằng văn bản, đình chỉ và chấm dứt công việc. Bên cạnh đó, nhà nhân sự cũng cần cân nhắc mức độ nghiêm trọng của sự việc. Làm sai lệch thẻ chấm công là cả một vấn đề lớn hơn so với việc lướt Facebook vài phút trong lúc gặp khách hàng. Chấm công vào trễ 5 phút không tồi tệ bằng việc không đánh dấu ra ngoài cho một bữa trưa 2 tiếng.
4. Đặt ra một ví dụ tốt
Vì vậy, hãy tuân thủ những quy tắc kỉ luật của bạn. Nhìn chung, kỉ luật tiến bộ là cách để phát triển: cảnh báo bằng miệng, cảnh cáo bằng văn bản, đình chỉ và chấm dứt công việc. Bên cạnh đó, nhà nhân sự cũng cần cân nhắc mức độ nghiêm trọng của sự việc. Làm sai lệch thẻ chấm công là cả một vấn đề lớn hơn so với việc lướt Facebook vài phút trong lúc gặp khách hàng. Chấm công vào trễ 5 phút không tồi tệ bằng việc không đánh dấu ra ngoài cho một bữa trưa 2 tiếng.
4. Đặt ra một ví dụ tốt
Đối với hành vi lãng phí thời gian, nhân viên thường mô phỏng theo các hành động mà họ trông thấy từ người khác. Họ có thể thấy sếp của mình đi ăn trưa trong 2 tiếng nhưng họ không hiểu rằng sếp là một nhân viên được miễn trừ - người mà được trả cùng một số tiền bất kể số giờ làm việc. Họ có thể không nhận ra là sếp thường phải dành phần lớn thời gian vào ban đêm và cả vào cuối tuần.
Nhưng thỉnh thoảng các nhà quản lý lại là vấn đề thực sự. Nếu người giám sát thường xuyên sử dụng điện thoại thay vì làm việc, thì làm sao mà nhân viên bên dưới lại không làm theo hành động đó? Hãy làm việc với người quản lý trước và để họ làm gương.
Nhưng thỉnh thoảng các nhà quản lý lại là vấn đề thực sự. Nếu người giám sát thường xuyên sử dụng điện thoại thay vì làm việc, thì làm sao mà nhân viên bên dưới lại không làm theo hành động đó? Hãy làm việc với người quản lý trước và để họ làm gương.
Nhà nhân sự có thể làm gì khi nhân viên lãng phí thời gian?
Câu hỏi quan trọng nhất mà các nhà nhân sự có về việc lãng phí thời gian của nhân việc sau khi thực hiện 4 ý tưởng trên là: liệu có thể giữ lại số tiền lương tương ứng với thời gian mà nhân viên đó không làm việc không? Câu trả lời là có thể. Trong một vài trường hợp, cắt bớt lương có thể khiến mọi chuyện tệ hơn: nếu John nhờ Jane chấm công giùm anh ta và anh ta không hề xuất hiện trong 1 giờ sau đó thì nhà nhân sự vẫn phải trả lương cho anh ta 1 giờ dù John không hề làm việc.
Mặt khác, John ở tại văn phòng và thực sự không có gì để làm và bạn không hề muốn anh ta về nhà nên phải trả lương để anh ta luôn trong tinh thần sẵn sàng chuẩn bị làm việc, mặc dù anh ta không có việc gì ngoài việc chờ đợi được phân công.
Sau tất cả, nhà nhân sự chỉ muốn trả lương cho từng giờ nhân viên làm việc, và muốn họ phải làm việc trong từng giờ được trả lương. Mặc dù là nhân sự nên lưu ý vấn đề lãng phí thời gian này nhưng cũng không nên để nó trở thành một vấn đề trong doanh nghiệp.
THEO THE BALANCE CAREERS
Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).
|
Chương trình đào tạo
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế
Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội
|
