CÓ: Giám sát có thể là điều cần thiết để duy trì một nơi làm việc an toàn và hiệu quả.

Việc giám sát có thể là cần thiết để duy trì một môi trường làm việc mạnh mẽ, bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Việc này có thể giúp các nhà tuyển dụng duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn bằng cách xác định và giải quyết các vấn đề như quấy rối, phân biệt đối xử hoặc hành vi không phù hợp khác và bảo vệ nhân viên khỏi nguy hiểm.

+ Giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và bí mật, bao gồm hồ sơ nhân viên, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính và bí mật thương mại, ngăn chặn các vi phạm dữ liệu, rò rỉ thông tin độc quyền hoặc việc chia sẻ không cẩn thận dữ liệu nhạy cảm.

+ Ngăn chặn việc sử dụng tài nguyên công ty sai mục đích (sử dụng hệ thống nhắn tin cho mục đích cá nhân, chẳng hạn như trò chuyện với bạn bè hoặc gia đình, mua sắm trực tuyến hoặc lướt mạng xã hội). Việc sử dụng cá nhân quá mức tài nguyên công ty có thể giảm năng suất và thậm chí gây rủi ro bảo mật. Giám sát có thể ngăn chặn nhân viên sử dụng tài nguyên công ty sai mục đích và giúp xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.

+ Điều quan trọng là giám sát hệ thống nhắn tin của nhân viên theo cách tôn trọng quyền riêng tư của họ. Các nhà tuyển dụng nên thiết lập các chính sách rõ ràng về việc giám sát và truyền đạt chúng hiệu quả đến nhân viên.

+ Các nhà tuyển dụng cũng cần tuân thủ các quy định bảo vệ quyền riêng tư theo phát luật quy định

+ Các công ty cũng cần phải minh bạch về các thực hành giám sát của họ, mục đích đằng sau chúng và các bước được thực hiện để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên khi thực hiện việc giám sát. Sự minh bạch này có thể giúp xây dựng niềm tin trong tổ chức và cho thấy rằng việc giám sát không nhằm xâm phạm quyền riêng tư mà để bảo vệ doanh nghiệp và nhân viên của mình.

Cuối cùng, quyết định có nên giám sát hệ thống nhắn tin của nhân viên hay không là phức tạp và phải được thực hiện tùy theo từng trường hợp cụ thể. Khi được thực hiện một cách có trách nhiệm và với ý định đúng đắn, giám sát có thể là một công cụ giá trị cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải cân bằng lợi ích của công ty với quyền riêng tư của nhân viên.

(Theo Caroline Collins, SHRM-CP, Giám đốc nhân sự của Marwin – một công ty sản xuất các sản xây dựng có trụ sở ở Columbia).

KHÔNG: Các công ty sẽ không có lý do để giám sát các cuộc trao đổi của nhân viên khi bộ phận nhân sự (HR) đã thực hiện các bước phù hợp

+ Các công ty sẽ không có lý do để giám sát các cuộc trao đổi của nhân viên khi bộ phận nhân sự (HR) thực hiện các bước phù hợp. HR đã làm rõ với nhân viên (như bất kỳ chuyên gia HR có kinh nghiệm nào cũng làm) rằng không có kỳ vọng hợp lý về sự riêng tư trên các kênh giao tiếp do công ty sở hữu và quản lý. HR cũng cần giải thích rõ ràng các chính sách sử dụng hợp lý của tổ chức liên quan đến thiết bị và tin nhắn. Thêm vào đó, nhân viên cần hiểu rằng các chính sách chống quấy rối và phân biệt đối xử áp dụng cho cả giao tiếp trực tiếp và trực tuyến.

+ Với những hướng dẫn này, nhân viên thường biết rằng các cuộc thảo luận trực tuyến của họ nên phù hợp và tuân theo các chính sách của công ty. Ngoài ra, nhân viên nên biết rằng bất kỳ loại giao tiếp trực tuyến nào cũng có thể bị phát hiện, vì vậy tốt nhất là chỉ tham gia vào các cuộc thảo luận phù hợp và chuyên nghiệp qua email, hoặc các công cụ giao tiếp trực tuyếnkhác.

+ Liên tục giám sát tin nhắn của nhân viên xuất phát từ sự thiếu tin tưởng. Việc thường xuyên kiểm tra email và tin nhắn của nhân viên để đảm bảo tuân thủ chính sách công ty là có hại cho việc thiết lập sự tin tưởng. Và HR và các quản lý có thực sự có được những hiểu biết có giá trị về các cuộc trò chuyện thông qua các kênh này nếu nhân viên biết họ đang bị giám sát không?

+ Xây dựng sự tin tưởng trong lực lượng lao động của bạn là rất quan trọng để giữ chân lực lượng lao động đó. Nhân viên muốn biết rằng nhà tuyển dụng tin tưởng họ. Sự tin tưởng đó sẽ ngay lập tức bị xói mòn nếu họ cảm thấy họ không thể nói chuyện một cách cởi mở trên các kênh giao tiếp của nhân viên.

+ Thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn là cách nhân viên hiện tại, cựu nhân viên và ứng viên tiềm năng nói về bạn. Bạn có thực sự muốn được biết đến như là bộ phận HR giám sát lén lút tất cả các kênh tin nhắn của công ty không? Rất khó để thu hút nhân tài tốt khi một trong những điều đầu tiên mà người tìm việc thấy là nhà tuyển dụng không tin tưởng nhân viên của mình và rằng các ứng dụng nhắn tin và email của họ luôn bị giám sát.

(Theo Eric Mochnacz, SHRM-SCP - Giám đốc vận hành và cố vấn cao cấp tại Red Clover, một công ty tư vấn nhân sự có trụ sở tại Kinnelon, N.J).

Nguồn: SHRM