Việc lập kế hoạch nhân sự cẩn thận sẽ giúp tổ chức tuyển dụng đúng người, đúng việc, khả năng phát triển và giữ chân nhân tài. Kế hoạch này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có cái nhìn chiến lược, sự am hiểu sâu sắc về hoạt động kinh doanh và khả năng đánh giá chính xác năng lực cũng như tiềm năng phát triển của nhân viên. Nó không chỉ liên quan đến việc tuyển dụng mà còn bao gồm đào tạo, phát triển và đánh giá hiệu suất làm việc, hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nhân lực trong tổ chức.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là quá trình có hệ thống nhằm đánh giá, dự báo và đáp ứng nhu cầu nhân lực của tổ chức để đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó bao gồm các hoạt động như phân tích nhu cầu nhân lực, lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá hiệu suất, kế hoạch kế nhiệm, quản lý lương thưởng và quản lý quan hệ lao động. Kế hoạch nhân sự hiệu quả giúp tổ chức đảm bảo nguồn nhân lực, tăng năng suất lao động, giảm thiểu rủi ro nhân sự và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.

Tại sao cần lập kế hoạch nhân sự?

Dự đoán nhu cầu nhân sự

Lập kế hoạch nhân sự là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai. Qua việc phân tích các yếu tố như kế hoạch kinh doanh, công nghệ sắp tới và xu hướng thị trường, các nhà quản lý nhân sự có thể ước tính số lượng và loại nhân viên cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc lập kế hoạch nhân sự đảm bảo tổ chức có đủ nguồn lực để thực hiện các kế hoạch mở rộng, phát triển sản phẩm mới, cải tiến dịch vụ, đồng thời giảm thiểu chi phí bằng cách tránh tuyển dụng quá mức hoặc thiếu hụt nhân sự.

Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực

Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc xác định nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai, dựa trên mục tiêu kinh doanh và kế hoạch phát triển của công ty. Khi lập kế hoạch nhân sự, các nhà quản lý cân nhắc đến số lượng nhân viên cần thiết, đồng thời đánh giá kỹ năng và năng lực của họ để đảm bảo nhân sự hiện có có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc và đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.

Kế hoạch nhân sự giúp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực, dẫn đến tăng chi phí hoặc giảm năng suất. Nó cũng cho phép các công ty phản ứng linh hoạt hơn với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, như công nghệ mới hoặc thay đổi trong nhu cầu thị trường.

Tăng cường hiệu suất làm việc

Việc lập kế hoạch nhân sự cẩn thận và bài bản có thể góp phần đáng kể vào việc tăng cường hiệu suất làm việc của tổ chức. Dựa trên kế hoạch này, các doanh nghiệp có thể định hướng rõ ràng về số lượng nhân viên cần tuyển, các kỹ năng và năng lực cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc. Thông qua việc phát triển và đào tạo nhân viên một cách có hệ thống, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động, thúc đẩy sáng tạo, cải thiện môi trường làm việc, tăng sự hài lòng và giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ.

Phát triển kế hoạch đào tạo và phát triển

Xác định nhu cầu hiện tại và dự báo nhu cầu tương lai về nguồn nhân lực, tổ chức có thể thiết lập các mục tiêu đào tạo phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn. Quá trình này bao gồm việc đánh giá kỹ năng hiện tại của nhân viên và xác định các kỹ năng cần được nâng cao hoặc phát triển mới. Bằng cách này, kế hoạch nhân sự giúp đảm bảo rằng tổ chức luôn có đủ nhân viên có kỹ năng và kiến thức cần thiết để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh, qua đó góp phần vào việc tăng năng suất và hiệu quả tổng thể.

Duy trì sự ổn định và hài lòng của nhân viên

Kế hoạch nhân sự bao gồm việc định hướng chiến lược về tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên, giúp công ty luôn có đủ nguồn lực con người có kỹ năng và năng lực phù hợp với yêu cầu công việc. Mỗi nhân viên được phân công công việc phù hợp với khả năng và mong muốn của họ, nâng cao sự hài lòng và giảm thiểu tỷ lệ chuyển việc. Một kế hoạch nhân sự hiệu quả còn giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng và linh hoạt với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời củng cố nền tảng văn hóa doanh nghiệp, tạo dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ sự phát triển lâu dài của nhân viên.

Lên kế hoạch kế nhiệm

Lên kế hoạch nhân sự không đơn thuần chỉ là tuyển dụng người mới, mà còn là một chiến lược đảm bảo tổ chức luôn có sẵn những người có khả năng lãnh đạo và quản lý các vị trí chủ chốt khi cần thiết, giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến việc thiếu hụt nhân sự chất lượng cao. Kế hoạch nhân sự sẽ đánh giá năng lực và tiềm năng của các nhân viên hiện tại để xác định ai có khả năng tiếp quản các vị trí quan trọng trong tương lai, đảm bảo cơ cấu tổ chức luôn hoạt động suôn sẻ.

Nội dung cần có trong kế hoạch nhân sự

Dữ liệu đầu vào

+ Đánh giá nhu cầu hiện tại và dự báo tương lai về số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết dựa trên mục tiêu kinh doanh, các dự án sắp tới.

+ Đánh giá kỹ năng, số lượng và cấu trúc của nhân sự hiện tại để xác định khoảng trống năng lực và số lượng nhân sự cần bổ sung.

+ Đánh giá tình hình nhân sự hiện tại về lương thưởng, cơ cấu phòng ban, bộ phận, trình độ, kinh nghiệm,...

+ Phân tích thị trường lao động hiện tại, số lượng về cung – cầu nhằm phục vụ công tác tuyển dụng

+ Tổng hợp các dữ liệu về chi phí quản trị nhân sự, bao gồm lương thưởng, đãi ngộ, chi phí tuyển dụng, BHXH, chi phí đào tạo và phát triển,...

Kế hoạch nhân sự định biên

+ Xác định định biên nhân sự cho từng phòng ban, thiết lập chỉ tiêu số lượng và cấu trúc nhân sự cho mỗi bộ phận dựa trên hiệu quả công việc, mục tiêu phát triển.

+ Lập kế hoạch thay đổi định biên theo thời gian, đề xuất các kế hoạch điều chỉnh định biên dựa trên các yếu tố như công nghệ mới, thay đổi trong mô hình kinh doanh và tăng trưởng.

Bản dự trù chi phí cho nhân sự

+ Dự toán chi phí lương thưởng, tính toán chi phí cơ bản cho mỗi vị trí dựa vào mức lương thị trường và chính sách thưởng hiện hành.

+ Ước tính chi phí cho các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng và năng lực cho nhân viên.

+ Chi phí phúc lợi và các khoản khác, bao gồm bảo hiểm, hoạt động team building, phí công đoàn,...

Kế hoạch tuyển dụng

+ Xác định yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí, mô tả chi tiết về kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm cần có.

+ Thiết lập lịch trình tuyển dụng và lựa chọn các kênh tuyển dụng hiệu quả nhất (online, trường học, headhunting,...).

+ Phát triển các bước cụ thể trong quy trình tuyển dụng, từ sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn và chọn lựa.

Kế hoạch hành động

+ Thiết lập các mốc thời gian và người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động trong kế hoạch nhân sự.

+ Đề xuất các chỉ số đo lường và phương pháp đánh giá hiệu quả của kế hoạch nhân sự.

+ Phát triển các kế hoạch ứng phó sẵn sàng khi có những thay đổi bất ngờ trong nhu cầu nhân sự hoặc điều kiện kinh tế, xã hội.

Các bước thiết lập kế hoạch nhân sự

Bước 1. Thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược

Khi xây dựng chiến lược nhân sự, quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ và định hình các mục tiêu tổ chức một cách rõ ràng. Theo đó, cần phân tích kỹ lưỡng môi trường kinh doanh và văn hóa công ty để từ đó, xác định những yêu cầu cụ thể đối với nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ tối đa cho sự phát triển của tổ chức. Chiến lược nhân sự cần được thiết kế để tối ưu hóa sức mạnh và khắc phục những điểm yếu của tổ chức thông qua các chương trình đào tạo, phát triển và chính sách nhân sự phù hợp.

Bước 2. Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực

Ở bước này, cần đánh giá toàn diện nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức. Công việc này không dừng lại ở việc kiểm kê số lượng nhân viên mà còn đánh giá chiều sâu về năng lực, kỹ năng và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Dựa trên dữ liệu đó sẽ giúp xác định được các khoảng trống về kỹ năng cũng như các vấn đề về sắp xếp và cơ cấu tổ chức, từ đó đề ra các giải pháp cụ thể cho việc đào tạo và phát triển nhân sự.

Bước 3. Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu

Dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên các kịch bản phát triển kinh doanh và sự thay đổi của thị trường là một phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch nhân sự. Cần tiến hành các nghiên cứu để đánh giá tác động của các yếu tố bên ngoài và bên trong đến nhu cầu về nhân lực, bao gồm cả việc thay đổi công nghệ và các yêu cầu mới từ thị trường. Từ đó, lập kế hoạch chi tiết về việc tuyển dụng mới, đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại để đáp ứng nhu cầu đó.

Bước 4. Lập kế hoạch triển khai

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định:

+ Muốn đạt được mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp cần làm gì?

+ Ai chịu trách nhiệm cho phần này, ai đảm nhiệm nhiệm vụ kia

+ Thời gian thực hiện kế hoạch này là bao lâu?

+ Cần bao nhiêu nguồn lực để thực hiện kế hoạch?

Trong đó, đội ngũ quản lý nhân sự của doanh nghiệp cần xác định các hoạt động cốt lõi cần triển khai, nhằm thực hiện kế hoạch nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên, kế hoạch kế nhiệm,... Đồng thời phân bổ trách nhiệm cho từng hoạt động một.

Bước 5. Đánh giá hiệu quả và báo cáo

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý nhân sự và các bộ phận liên quan cần phải tổng hợp và phân tích các dữ liệu đã thu thập được từ quá trình thực hiện kế hoạch nhân sự. Các chỉ số và thống kê sẽ được xem xét kỹ lưỡng để đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã triển khai như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và các chính sách nhân sự khác. Việc đánh giá này giúp xác định mức độ thành công trong việc đạt được các mục tiêu như cải thiện năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc, đồng thời phát hiện những điểm mạnh cũng như các khía cạnh cần được cải thiện trong kế hoạch.

Sau khi đã có một bức tranh rõ ràng về hiệu quả và các vấn đề tồn tại, nhà quản lý nhân sự sẽ chuẩn bị một báo cáo chi tiết. Báo cáo này nên bao gồm một đánh giá tổng thể về kết quả đạt được so với các mục tiêu đã định, cùng với việc phân tích về các thách thức và khó khăn đã gặp phải trong quá trình thực hiện. Thông qua việc trình bày một cách rõ ràng, logic và chuyên nghiệp, báo cáo này sẽ cung cấp cho ban lãnh đạo và các bên liên quan những thông tin cần thiết để hiểu rõ tình hình và đưa ra các quyết định điều chỉnh chính sách hoặc chiến lược nhân sự, nhằm nâng cao hiệu quả tổng thể trong tương lai.

Trình bày báo cáo để đánh giá kết quả, nó cũng là cơ hội để thể hiện sự minh bạch và tăng cường sự tham gia của các nhân viên trong tổ chức, qua đó khuyến khích một văn hóa cải tiến và phát triển liên tục. Báo cáo đánh giá nên được chia sẻ rộng rãi trong tổ chức để mọi người đều có thể hiểu và đóng góp vào quá trình phát triển nhân sự của tổ chức.

Cách lập mẫu kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Mẫu kế hoạch khi tổ chức thiếu hụt nhân sự

Để lập một mẫu kế hoạch hiệu quả khi tổ chức thiếu hụt nhân sự, doanh nghiệp cần phải tính đến các yếu tố sau:

1. Đánh giá nhu cầu và xác định ưu tiên công việc

Trước hết, doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể tình trạng hiện tại của nhân sự, xác định các vị trí nào đang thiếu hụt và mức độ ưu tiên của từng vị trí đó. Từ đó phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, đảm bảo các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất không bị gián đoạn.

2. Lập kế hoạch kiêm nhiệm

Khi nhận thấy tình trạng thiếu hụt nhân sự, việc đầu tiên cần xem xét là khả năng kiêm nhiệm của nhân viên hiện tại. Cần xác định những nhân viên có khả năng và năng lực để đảm nhận thêm nhiệm vụ mà không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chính của họ. Đồng thời, thiết lập một hệ thống phụ cấp hợp lý để đảm bảo nhân viên được thưởng đúng với khối lượng công việc họ đang đảm nhận.

3. Tìm kiếm các giải pháp bên ngoài

Nếu tình trạng thiếu hụt nhân sự không thể được giải quyết thông qua việc phân công kiêm nhiệm, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc thuê đơn vị bên ngoài hoặc các cá nhân tự do để thực hiện một số công việc chuyên biệt. Bao gồm việc ký kết hợp đồng ngắn hạn với các công ty tạm thời hoặc sử dụng dịch vụ từ các đơn vị khác.

4. Tuyển dụng nhân sự tạm thời

Trong trường hợp nhân sự chính đang trong thời gian nghỉ dài ngày như nghỉ thai sản, nghỉ phép dài, hoặc các trường hợp tương tự, cần lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự tạm thời. Việc này đòi hỏi phải rõ ràng về nhiệm vụ và yêu cầu của vị trí tạm thời cũng như chi phí lương và các khoản phụ cấp đi kèm.

5. Đào tạo và phát triển nhân sự

Để chuẩn bị cho các tình huống thiếu hụt nhân sự trong tương lai, việc đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân sự là hết sức quan trọng. Doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo bài bản để nhân viên có thể nâng cao kỹ năng và sẵn sàng đảm nhận nhiều vị trí khác nhau khi cần thiết.

Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân sự

1. Đánh giá tổng thể tình hình nhân sự

Ban đầu, cần thực hiện một đánh giá chi tiết về số lượng và kỹ năng của nhân sự hiện có so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Xem xét các vị trí nào đang có số lượng nhân viên quá mức cần thiết và nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.

2. Phân bổ lại nhân sự

Trong trường hợp một số bộ phận có quá nhiều nhân viên, cần xem xét khả năng chuyển nhân sự sang các vị trí hoặc bộ phận khác có nhu cầu. Cần rõ ràng về việc những nhân viên nào sẽ được chuyển đi, từ vị trí nào đến vị trí nào và liệu có cần đào tạo bổ sung để họ có thể thích nghi với công việc mới hay không.

3. Giảm biên chế và nghỉ việc tạm thời

Đối với những nhân viên không thể được phân bổ lại, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc giảm biên chế hoặc áp dụng các chế độ nghỉ việc tạm thời như nghỉ không lương. Quan trọng là phải có kế hoạch cụ thể và minh bạch, thông báo rõ ràng cho nhân viên về các quyết định này và lý do đằng sau.

4. Nghỉ hưu sớm

Trong trường hợp có nhân viên đến gần tuổi nghỉ hưu, doanh nghiệp có thể đề xuất các kế hoạch nghỉ hưu sớm. Bao gồm các ưu đãi như trợ cấp nghỉ hưu sớm hoặc một khoản tiền để “mua lại” các năm còn lại cho đến tuổi nghỉ hưu. Việc này cần được thực hiện dựa trên sự đồng ý của cả hai bên và tuân thủ các quy định pháp lý.

Mẫu kế hoạch cho công tác tuyển dụng

+ Xác định nhu cầu tuyển dụng: Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích và xác định các vị trí cần tuyển dụng, bao gồm vị trí mới do sự mở rộng hoạt động kinh doanh hoặc thay thế nhân sự cũ không còn làm việc. Lập danh sách các vị trí, số lượng cần tuyển, lý do tuyển dụng cho từng vị trí.

+ Mô tả công việc và yêu cầu của từng vị trí: Phát triển một mô tả công việc chi tiết cho mỗi vị trí, bao gồm các nhiệm vụ chính, trách nhiệm, các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn.

+ Thiết kế quy trình tuyển dụng: Lập kế hoạch chi tiết về quy trình tuyển dụng, bao gồm các bước như:

- Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.

- Các vòng kiểm tra kỹ năng (bài test, thử thách thực tế).

- Phỏng vấn (bao gồm phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại và phỏng vấn trực tiếp).

- Đánh giá và lựa chọn cuối cùng.

+ Lựa chọn kênh tuyển dụng và xác định ngân sách: Trang web tuyển dụng, mạng xã hội, trường đại học, các sự kiện nghề nghiệp. Thiết lập ngân sách cho mỗi kênh, phân tích chi phí và hiệu quả tuyển dụng để tối ưu hóa nguồn lực.

+ Thiết lập hội đồng tuyển dụng: Xác định các thành viên của hội đồng tuyển dụng, những người có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp để đánh giá và lựa chọn ứng viên. Hội đồng này sẽ tham gia vào các bước quan trọng như phỏng vấn và đánh giá cuối cùng.

+ Dự trù thời gian cho quá trình tuyển dụng: Thiết lập lộ trình thời gian chi tiết cho toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ khi bắt đầu nhận hồ sơ đến khi ứng viên nhận lời mời làm việc.

+ Thực hiện và đánh giá quá trình tuyển dụng: Sau khi quá trình tuyển dụng được triển khai, cần thực hiện theo dõi và đánh giá kết quả của từng giai đoạn để nhận biết các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

Mẫu kế hoạch chi phí nhân sự

+ Xác định mục tiêu kinh doanh: Đánh giá và định hình các mục tiêu kinh doanh đảm bảo chi phí nhân sự được phân bổ phù hợp với các ưu tiên của doanh nghiệp.

+ Đánh giá ngân sách nhân sự từ dữ liệu năm trước: Sử dụng ngân sách của năm trước làm cơ sở để lập kế hoạch, điều chỉnh dựa trên hiệu quả và kinh nghiệm thực tế.

+ Phân tích nhu cầu nhân sự: Xem xét các yêu cầu của nhân viên liên quan đến đào tạo, lương thưởng và các phúc lợi để đáp ứng hiệu quả công việc.

+ Lập kế hoạch chi phí dựa trên dữ liệu: Xây dựng bảng chi phí nhân sự chi tiết bao gồm các khoản đầu tư cho từng mục tiêu cụ thể.

+ Kế hoạch chi phí dự phòng: Tạo một khoản ngân sách dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ, đảm bảo sự linh hoạt tài chính.

+ Đánh giá tính khả thi: So sánh kế hoạch chi phí với tình hình thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.

+ Phê duyệt kế hoạch: Trình bày và phê duyệt kế hoạch chi phí nhân sự với ban giám đốc hoặc những người có trách nhiệm.

Một kế hoạch nhân sự tốt không chỉ đảm bảo tổ chức có đủ nhân lực với các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, mà còn phải bảo đảm rằng những người này được phát triển một cách bền vững, gắn kết với mục tiêu chung của tổ chức. Thông qua việc đánh giá nhu cầu hiện tại và dự báo nhu cầu tương lai, các nhà quản lý nhân sự có thể đưa ra các chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả, tạo dựng một môi trường làm việc năng động và sáng tạo. Liên tục cập nhật và điều chỉnh kế hoạch nhân sự phù hợp với thay đổi của thị trường là điều tất yếu, nhằm đảm bảo tổ chức luôn duy trì được lợi thế cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.