Mọi nhà lãnh đạo đều biết rằng giao tiếp trong giai đoạn có nhiều biến động rất là quan trọng. Sự khẩn trương, minh bạch và đồng cảm trong giao tiếp của nhà lãnh đạo sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ và linh hoạt điều chỉnh các điều kiện làm việc bị ảnh hưởng bởi sự biến động. Sự khẩn trương sẽ khuyến khích mọi người đưa ra các quyết định nhanh chóng để giảm thiểu tác hại. Sự minh bạch giúp xây dựng niềm tin bền vững giữa lãnh đạo và nhân viên. Truyền đạt với sự tôn trọng, với nhân viên sẽ là cách ngầm khẳng định họ là những người có khả năng ứng phó với những gì sắp diễn ra. Cuối cùng là sự đồng cảm, đồng cảm với những khó khăn, thách thức mà nhân viên đang đối mặt sẽ tạo ra một thông điệp hấp dẫn về hy vọng có thể thúc đẩy khả năng phục hồi trong tương lai.

Tuy nhiên, ngoài những khuyến nghị cơ bản này, còn có nghiên cứu thực nghiệm nhỏ về những gì mà nhà lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân viên trong bối cảnh bất ổn. Hầu hết các quản lý nhân sự có lẽ không thể trả lời câu hỏi sau: Vài tháng gần đây, chúng ta đang rơi vào tình trạng khủng hoảng, vậy nhân viên cảm thấy thế nào về doanh nghiệp của mình khi đối phó với đợt dịch?

>>> TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ (IHRM) <<<

 

Để giúp các nhà quản lý nhân sự điều chỉnh các hoạt động giao tiếp của mình, TINYpulse đã tạo ra một đánh giá gồm 12 câu hỏi được thiết kế để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên với tổ chức. Bảng đánh giá này được gửi đến 10 tổ chức, kể cả tổ chức lợi nhuận, phi lợi nhuận hay tổ chức chính phủ. Kết quả phản hổi thu về được là 830 lượt kể từ ngày 24/3 đến 22/4.

Theo phản hồi, dưới đây là 5 điểm quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên trong quá trình doanh nghiệp đối phó với tình trạng biến động mà các nhà quản lý nhân sự cần lưu ý. Mức độ ảnh hưởng sẽ được xếp theo thứ tự giảm dần:

1. Giao tiếp thường xuyên

Hầu hết các nhà quản lý nhân sự cần liên lạc với nhân viên thường xuyên hơn nhiều so với những gì họ nghĩ. Giao tiếp thường xuyên làm giảm nỗi sợ hãi và sự không chắc chắn và đảm bảo rằng nhân viên vẫn an toàn nhận được tin nhắn. Mặc dù các nhà quản lý nhân sự có thể cảm thấy mệt mỏi khi lặp lại các thông điệp cốt lõi, nhưng họ cần nhận ra các thành viên trong mỗi nhóm cần thấy được những tin nhắn này nhiều lần. Những người khác nhau có thể cần nhận được tin nhắn theo những cách khác nhau và thông qua các kênh khác nhau.

Vào thời điểm mà rất nhiều người đang phải đón nhận tin xấu và hậu quả tiêu cực, các nhà quản lý nhân sự càng cần phải nhớ rằng đây là việc ngoài ý muốn, không phải lỗi của bất kỳ ai trong doanh nghiệp gây ra, do đó phải làm rõ được ý này và nêu bật nó hàng ngày. Để xoa dịu nỗi đau hiện tại, các nhà lãnh đạo có thể bù đắp bằng việc nhắc nhở mọi người về những thời điểm mà họ phải đối mặt với những thách thức tương tự trong quá khứ và các mà doanh nghiệp đã vượt qua như thế nào (ví dụ, trong cuộc khủng hoảng dot.com vào đầu những năm 2000 hoặc cuộc khủng hoảng tài chính 2008).

Vậy làm thế nào mà các nhà quản lý nhân sự có thể thực hiện các giao tiếp thành công hoặc gây phá vỡ các cam kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đứng trước những thách thức mà đại dịch gây ra, một trong 830 phản hồi gửi về có người đã viết: “[Lãnh đạo của chúng tôi] gọi và trấn an chúng tôi rằng công ty rất may mắn khi nhận được niềm tin và sự ủng hộ từ chúng tôi. Tôi thậm chí đã khoe điều nay lên các trang mạng xã hội để mọi người biết rằng đây là công ty mà bất kỳ ai cũng muốn làm việc khi gặp khó khăn”.

2. Cung cấp các kênh phản hồi an toàn

Hãy cẩn thận xem xét phản hồi thất vọng từ một nhân viên đã gửi: “Hầu hết thông tin tại công ty của tôi không bao giờ được giữ an toàn. Thông tin luôn bị đưa ra bên ngoài. Tôi không biết rằng đó là một vị rò rỉ nhân sự hay mọi người chỉ không biết cách ngăn chặn tin đồn, và kết quả là thông tin cá nhận không bao giờ được giữ an toàn”. Điều mà nhân viên cần chính là các kênh phản hồi an toàn để đảm bảo các nhận xét của nhân viên về lãnh đạo của họ là riêng tư và không bị trả thù.

Các kênh phản hồi an toàn và có sẵn nên được các nhà quản lý nhân sự truyền đạt một cách mạnh mẽ tại doanh nghiệp, và cần phải nhấn mạnh sự quan tâm của mình đến việc lắng nghe nhận xét từ nhân viên. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể cung cấp các phương tiện sau đây để nhân viên có thể giao tiếp: tiếp cận với nhân sự, nói chuyện với một nhà lãnh đạo cấp cao, nêu vấn đề cần thảo luận tại một cuộc họp thường xuyên với người quản lý với một tài khoản ẩn danh.

Như vậy, việc đưa ra nhiều sự lựa chọn các kênh phản hồi khác nhau là rất quan trọng, vì mỗi nhân viên sẽ xem xét và đánh giá mức độ an toàn của mỗi kênh dựa trên các yếu tố khác nhau, ví dụ như mối quan hệ của họ với người quản lý, mặc dù nhân viên xem HR là sự hỗ trợ và là bên có thể cung cấp các kênh ẩn danh cho họ. Nhưng với nhiều sự lựa chọn khác nhau để đưa ra phản hồi sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, từ đó làm tăng sự hài lòng của họ với doanh nghiệp.

Cuối cùng, theo định kỳ, các nhà lãnh đạo phải phản hồi lại những gì họ nhận được từ phản hồi của nhân viên. Chia sẻ tóm tắt cẩn thận các câu hỏi, mối quan tâm và hành động tiếp theo sẽ tăng niềm tin vào lãnh đạo vào thời điểm quan trọng này - niềm tin có thể sẽ tiếp tục sau khi khủng hoảng lắng xuống.

3. Giúp nhân viên làm việc hiệu quả tại nhà

Những nhân viên nào cảm thấy họ có những yếu tố để duy trì năng suất và sự thành công trong khi làm việc từ xa là những người luôn hài lòng với doanh nghiệp của họ, mặc dù là trong thời kỳ khó khăn khi đang đối phó với đại dịch.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn duy trì và gia tăng năng suất ngay trong thời điểm khó khăn, điều cần thiết nhất chính là sự đầu tư vào các thiết bị làm việc tại nhà. Đối với nhiều người, việc có các thiết bị phổ biến văn phòng (ví dụ: tai nghe, màn hình máy tính, ghế và bàn làm việc thoải mái) có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn, bởi nó ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất làm việc của họ. Trong số 830 phản hồi, có một nhân viên đã gửi “Vì chúng tôi không thể mang tất cả các thiết bị văn phòng mà chúng tôi thường xuyên sử dụng về nhà, nên chất lượng công việc chúng tôi thực hiện không thể so với trước đây khi làm việc tại công ty, đây quả là một thách thức khó khăn”.

Tương tự, nhiều người cũng chia sẻ rằng họ cần có thêm nhiều thời gian để thực hiện công việc, bởi họ còn phải chăm sóc gia đình và con nhỏ tại nhà. Và với những thách thức liên quan đến ứng dụng Zoom, các nhà quản lý có thể muốn thực hiện một cuộc gọi điện thoại thông thường hơn là các cuộc gọi video khi thảo luận nhóm.

4. Giải quyết mối lo lắng về sự đảm bảo công việc

Có thể hiểu, mọi người đều sẽ lo lắng về công việc của họ. Do đó, các nhà quản lý nhân sự cần ghi nhớ điều này, sự đảm bảo về công việc cần được thường xuyên trấn an. Nhân viên sẽ đánh giá cao việc họ được biết tất cả những gì có thể xảy ra sắp tới để họ có thời gian lên kế hoạch cho phù hợp. Ví dụ điển hình nhất là tại AirBn, vào ngày 5 tháng 5 họ sẽ ra thông báo sa thải, đây là cách truyền tải những tin tức xấu một cách kịp thời và thẳng thắn.

5. Cung cấp một kế hoạch cho tương lai

Điều này chắc chắn có liên quan đến nhân viên, nỗi lo về công việc của họ. Trước một cuộc khủng hoảng phi thường mà chúng ta đang phải chịu đựng, thật khó để nhiều người có thể tiếp tục lo lắng về doanh nghiệp của mình trong tương lai và tìm kiếm các nhà lãnh đạo hiệu quả. Do đó, khi giao tiếp, hãy nhấn mạnh những điều tốt đẹp đang và sẽ diễn ra với doanh nghiệp. Hơn nữa, chia sẻ càng nhiều càng tốt về chiến lược và kế hoạch trong tương lai đến nhân viên. Và hãy chắc chắn rằng nhân viên sẽ cảm nhận được và nâng cao hiệu suất công việc để thúc đẩy kết quả kinh doanh hoặc giúp đỡ những đồng nghiệp khác vượt qua. Đây có thể sẽ là một hiệu ứng tích cực.

Hiểu rõ được sự thay đổi nhanh chóng và mạnh mẽ do ảnh hưởng bởi đại dịch, cuộc sống cá nhân và công việc của đội ngũ nhân viên đang trở nên khó khăn và không chắc chắn trong tương lai, do đó họ đang tìm kiếm sự hướng dẫn và hỗ trợ của các nhà lãnh đạo hơn bao giờ hết. Là một nhà lãnh đạo nhân sự, những gì bạn nói và cách bạn truyền đạt, nó sẽ đóng một phần quan trọng trong việc xác định cách thức tổ chức của bạn trong thời điển khó khăn hiện nay và trong tương lai.