SHRM - NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI KIỂM TRA HỒ SƠ CỦA ỨNG VIÊN

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI KIỂM TRA HỒ SƠ CỦA ỨNG VIÊN

Kiểm tra hồ sơ là một phần cần thiết nhưng đầy thách thức trong quá trình tuyển dụng vì hồ sơ ứng viên cung cấp có thể sẽ đề cao quá mức khả năng thực sự của họ. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu thông tin có thể dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn cho nhà tuyển dụng khi chính sách của nhiều công ty thường giới hạn chia sẻ thông tin nhân sự như về mức lương và ngày tháng của nhân viên cũ.

Tuy vậy, nhà nhân sự vẫn có thể kiểm chứng hồ sơ của ứng viên bằng nhiều cách thu thập thông tin có giá trị hỗ trợ quyết định tuyển dụng đúng đắn.

Thông tin tham khảo bên ngoài hồ sơ
Đây là thông tin ứng viên không trực tiếp cung cấp. Dù người kiểm tra thông tin được tự do liên lạc với những người có tên trong hồ sơ giới thiệu này nhưng nhà nhân sự cần ghi nhớ một số điểm quan trọng bao gồm:

- Ứng viên nên đồng ý với việc kiểm chứng hồ sơ.
- Người kiểm tra thông tin không nên tiếp cận với bất cứ người nào trong hồ sơ mà ứng viên không cho phép.
- Người kiểm tra thông tin không nên kiểm chứng hồ sơ từ công ty hiện tại của ứng viên mà không có sự cho phép rõ ràng.

Nhà nhân sự có thể tìm những đề xuất bổ sung khi kiểm chứng hồ sơ giới thiệu. Ví dụ, khi nói chuyện với quản lý cũ của ứng viên, nhà nhân sự có thể hỏi: “Bạn có thể giới thiệu ai đó để tôi hỏi thêm không?” để có thêm nhiều góc nhìn về ứng viên đó, dĩ nhiên là phải có sự chấp thuận của họ.

Bất kể hồ sơ giới thiệu có tiềm năng đến đâu hoặc nhà nhân sự có thể tìm hiểu sâu thế nào đi nữa, ý kiến tham khảo từ công ty cũ cũng không thể cung cấp đầy đủ lịch sử làm việc của ứng viên đó. Đây là lúc để nhà nhân sự vận dụng kỹ thuật giao tiếp sáng tạo.

Để ứng viên thành một phần của quá trình kiểm chứng thông tin
Doren Barak - chủ tịch điều hành của FocusHR, công ty tư vấn nhân sự tại Mỹ đã sử dụng quy trình 2 bước để tìm ra những thông tin quan trọng về điểm mạnh và yếu của ứng viên, bắt đầu từ buổi phỏng vấn. Ông Barak nói: “Với quy trình này, tôi sẽ hỏi ứng viên về những điểm mạnh của họ và kiểm chứng thông tin sau đó qua những người được đề cập trong hồ sơ giới thiệu của họ”.

Ví dụ, bà Barak có thể hỏi ứng viên rằng: “Thử tưởng tượng tôi gọi cho quản lý của bạn và hỏi họ về điểm tốt, xấu và cực kì tồi tệ của bạn. Bạn nghĩ họ sẽ nói gì với tôi?”

Bà Barak sẽ tiếp tục cho đến khi thu thập đủ thông tin cần thiết. Nếu ứng viên không thể trả lời ngay lập tức, bà có thể quay lại sau đó, mục đích chính là tập trung vào người quản lý trước đó.
Những gì ứng viên cung cấp rất quan trọng đối với quá trình kiểm chứng thông tin, bà chia sẻ: “Bây giờ thì bạn đã có thông tin cơ sở để tiến hành xác minh”.

Ví dụ, bà có thể nói với những người trong hồ sơ giới thiệu của ứng viên rằng: “Trong buổi phỏng vấn, ứng viên chia sẻ X và Y không phải là điểm mạnh hoặc là mối bận tâm của họ. Bạn có thể giải thích thêm về điều này không?”. Bà chia sẻ thêm: “Bạn hẳn sẽ ngạc nhiên khi thấy những người tham khảo cởi mở thảo luận về những điều tiêu cực như thế nào, đặc biệt là nếu họ không phải tự khơi gợi chủ đề đó”.

Kỹ năng thực hành tốt nhất
Camden Rendon – Quản lý tài năng tại The 20, công ty dịch vụ công nghệ nói rằng cô thường hỏi người tham khảo về những ví dụ về cách ứng viên hoàn thành yêu cầu công việc như thế nào. Bà cho biết: “Nếu họ có thể dễ dàng đạt được kết quả nào đó, tôi sẽ biết là họ thường xuyên làm điều này. Nếu họ không đem lại bất cứ thành tựu nào, tôi sẽ phải cân nhắc về khả năng nghề nghiệp của ứng viên”.

Theo Mike Sheety – Giám đốc của ThatShirt, công ty thời trang tại Canada, người kiểm chứng hồ sơ giới thiệu cần lắng nghe để xác định được đâu là những thông tin nói và không được nói ra. Những câu nói như “tôi không nhớ nữa” và phản hồi quá ngắn có thể là những tín hiệu về sự tồi tệ, đó là vì người tham khảo không có gì tốt đẹp để nói hay họ thực sự không nhớ vì ứng viên đó rất nhạt nhòa trong vô số nhân viên cũ của họ.

Bà Sheety khuyên nhà nhân sự không nên chấp nhận những phản hồi chung chung, ví dụ như là “Cô ấy là một nhân viên tốt”. Vì thông tin này không cụ thể nên hãy hỏi những câu hỏi giải thích như “Tại sao bà lại đánh giá cô ấy tốt?” hoặc “Bà đánh giá về sự thành công của nhân viên ấy như thế nào?”

Với những phản hồi mang tính đánh giá, nhà nhân sự nên cảnh giác với những gì không được nói ra. Bà Rendon cho biết: “Một trong những điều tôi nhận thấy là những người tham khảo rất sẵn lòng trò chuyện với tôi một cách nhanh chóng. Nếu tôi để lại một tin nhắn cho người tham khảo mà không nhận lại phản hồi, tôi sẽ cảnh giác với hồ sơ của ứng viên. Nếu đồng ý với đề nghị làm người tham khảo cho một ai đó, họ nên sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm làm việc cùng với người đó”.

Cuối cùng, bà Sheety tổng kết rằng nhà nhân sự nên tiếp tục kiểm tra cho đến khi các thông tin thu thập được khớp với nhau. Khi đã có sự nhất quán, nhà nhân sự mới có thể chắc chắn về những đặc điểm của ứng viên.

THEO SHRM.ORG

Chương trình đào tạo