SHRM - BÍ QUYẾT GIAO TIẾP CỦA HR- “HAI TAI VÀ MỘT MIỆNG”

BÍ QUYẾT GIAO TIẾP CỦA HR- “HAI TAI VÀ MỘT MIỆNG”

"Chúng ta có hai tai và một miệng để nghe nhiều hơn và nói ít đi." -Zeno of Citium

LẮNG NGHE: Là một trong những kĩ năng quan trọng nhất của Khả năng giao tiếp, và Khả năng giao tiếp là một phần quan trọng của Khung năng lực và Kiến thức SHRM (BoCK).

"Lắng nghe" là một trong ba tiểu hợp phần cấu thành Khả năng giao tiếp. ( 2 yếu tố còn lại gồm "Truyền tải thông điệp" và "Trao đổi thông tin một cách có tổ chức"). Khung năng lực và Kiến thức SHRM mô tả, "lắng nghe" tức là "hiểu được thông tin do người khác cung cấp." Nghe thật đơn giản, đúng không?

Thế tại sao rất nhiều người trong chúng ta lại thất bại thảm hại trong việc đó?

Lắng nghe không chỉ đơn thuần là nghe thấy, giống như việc “nhìn” sách thì không có nghĩa là hiểu biết. Chúng ta liên tục đọc e-mail và viết "thông tin được cung cấp bởi người khác", nhưng thông thường chúng ta không thực sự hiểu những thông điệp mà người khác đang cố gắng chuyển tải.

Lắng nghe là biết điều chỉnh sự phân tâm và tập trung vào những gì quan trọng.

Lắng nghe liên quan đến việc kết nối với các hành vi không lời của người diễn đạt để thực sự hiểu được thông điệp chứ không chỉ nhìn ngoài bề nổi. (Lắng nghe cũng là về việc biết phân biệt những thông tin nhảm nhí không cần đào sâu).

Lắng nghe có thể là một trong những kĩ năng khó nhất để thực hiện, nhưng ai cũng có thể thành thạo nếu thực hành.

Có nhiều lý do khiến nhiều người trong chúng ta chưa nắm vững được nghệ thuật lắng nghe.

Thứ nhất: Chúng ta không kiểm soát được sự phân tâm vì các yếu tố cả bên ngoài (ví dụ các thông báo xuất hiện trên điện thoại trong khi ngồi trong cuộc họp) và bên trong (tức là tất cả những suy nghĩ ngổn ngang trong đầu của chúng ta).

Một lý do khác là: Chúng ta không muốn lắng nghe. Chúng ta sợ sẽ khám phá ra bên dưới bề mặt điều gì đó nếu ta thực sự lắng nghe. Nếu chú ý hơn, chúng ta có thể nhận ra một vài điều chúng ta từng nghĩ là đúng lại có gì đó đã sai sai.

Và, còn một lý do khác: Chúng ta tập trung vào việc lắng nghe tiếng nói của chính mình. Trong thế giới ngày nay, chúng ta đã có điều kiện để tin rằng đó là những gì cần được ưu tiên trước và để có được những gì chúng tôi muốn.

Đối với các Chuyên gia nhân sự, hậu quả của việc không biết lắng nghe khá đáng kể:

Không lắng nghe có thể tạo ra sự không tin cậy giữa các bên liên quan, đồng nghiệp hoặc trong đội nhóm.

Không lắng nghe có thể tạo ra một mội trường văn hoá mà trong đó các nhà lãnh đạo không thể chấp nhận quan điểm và ý kiến của nhân viên.

Không lắng nghe có thể làm cho chúng ta bỏ lỡ những mẩu bằng chứng quan trọng ( cả tích cực và tiêu cực) liên quan đến văn hoá tổ chức, hiệu suất và đạo đức (một năng lực quan trọng khác trong SHRM BoCK).
Không lắng nghe có thể khiến chúng ta gặp sai lầm, bởi vì ta đã không biết đến các dấu hiệu cảnh báo.

Khả năng lắng nghe có thể được coi là sự khác biệt giữa một nhà Quản trị nhân sự THÀNH CÔNG hoặc thất bại.

TÌM KIẾM THÀNH CÔNG CỦA MỘT HR

Nhiều người trong chúng ta gặp khó khăn trong việc lắng nghe. Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện khả năng này?

Hãy bắt đầu bằng việc thực hiện những hành động quan trọng này một cách nhất quán (dựa trên các chỉ số thành thạo trong SHRM BoCK cho hợp phần Khả năng giao tiếp):

Nghe một cách chủ động và thông cảm với quan điểm, mối quan tâm của người khác.
Cởi mở với những quan điểm đối nghịch với mình.
Không chỉ trích cá nhân.
Tìm kiếm thêm thông tin để làm rõ sự mơ hồ.
Phản hồi nhanh chóng.

Dành thời gian giải thích và hiểu được bối cảnh, động lực, nguyên nhân trong các lần trao đổi.

Thực hành những điều trên. Lấy phản hồi từ toàn bộ tổ chức về Chức năng nhân sự - đặc biệt là các nhà lãnh đạo cao cấp trong các đơn vị kinh doanh khác.
Hãy nhớ bình tĩnh và để cho người khác hoàn thành những gì họ muốn nói trước khi bạn tiếp tục trình bày để người khác lắng nghe.

Source: SHRM.org