CÁCH LẬP KẾ HOẠCH DỰ BÁO NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC HIỆU QUẢ
Ngày nay, nhân sự đang đóng vai trò là đối tác chiến lược quan trọng tạo nên sự phát triển, thành công trong kinh doanh và nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty. Hoạch định chiến lược nhân sự có vai trò biến đổi các mục tiêu của doanh nghiệp thành những dữ liệu về nhân lực nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.
Để chiến lược nhân sự thật sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của phòng nhân sự. Trên thực tế, việc dự báo nguồn nhân lực thường bị phòng nhân sự và các nhà quản trị nhân sự bỏ quên.
“Không nhiều những nhà nhân sự lên kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực vì nó được xem là ngoài chuyên môn của HR và để làm được điều đó cần sự phối hợp của các bộ phận trong công ty. Trong nhiều tổ chức, việc xác định nhu cầu về nguồn nhân lực được xem là vấn đề thuộc về ngân sách của phòng tài chính và đây cũng không phải là nhiệm vụ được ưu tiên của phòng nhân sự. Cuối cùng, không phòng ban nào quan tâm đến nhiệm vụ quan trọng này.” Jeremy Eskenazi, SHRM-SCP, Chuyên gia cố vấn quản lý nguồn lực của Riviera, tại California chia sẻ thông qua chương trình cố vấn và đào tạo cho đội ngũ nhân sự của công ty.
John Vlastelica, nhà Sáng lập và Giám đốc Điều hành của Recruiting Toolbox - một công ty tư vấn và đào tạo quản lý toàn cầu ở Seattle cho rằng: “Các nhà lãnh đạo nhân sự và phòng nhân sự đang nắm giữ các vai trò quan trọng trong tổ chức. Họ cần phải lên kế hoạch và thiết lập các mục tiêu tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, duy trì và quản lý nguồn lực, thực hiện đánh giá hiệu quả nhân viên, lên kế hoạch cho các vị trí kế nhiệm và hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. Để các nhà quản trị nhân sự lên chiến lược giúp các nhà tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả thì việc dự đoán được nhu cầu nguồn nhân lực của toàn công ty là yếu tố quan trọng hàng đầu. Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và chuyển dịch không ngừng như hiện nay, các nhà quản trị nhân sự cần có cái nhìn bao quát hơn về các vai trò của phòng nhân sự để chiến lược nhân sự thật sự phát huy được vai trò chiến lược của mình đối với sự phát triển của công ty.”
Trên thực tế, các công ty giành được lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút người tài là những công ty có khả năng dự đoán được nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty và có kế hoạch thu hút nhân tài trước khi công ty thật sự gặp phải sự thiếu hụt về nguồn nhân lực.
Việc lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần sự phối hợp giữa các bộ phận tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự của phòng nhân sự và các phòng ban khác trong công ty nhằm giúp các nhà quản trị nhân sự xác định được nhu cầu nhân lực của toàn công ty. Bên cạnh đó, kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực còn phục vụ cho việc lập kế hoạch tuyển dụng người mới, số lượng nhân viên tiềm năng cho các vị trí kế nhiệm bằng sự hỗ trợ của các chương trình đào tạo và phát triển năng lực, số lượng nhân viên cần bị đào thải vì không thể đáp ứng các yêu cầu về năng lực, các kỹ năng quan trọng nào cần có ở một ứng cử viên tiềm năng.
Cách lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Trước khi lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của công ty thì phòng nhân sự bắt đầu bằng việc thu thập thông tin. Các nhà quản trị nhân sự cần lên một quy trình chuẩn hóa nhằm thu thập các thông tin cần thiết về nhu cầu nguồn lực của các phòng ban. Sau đó, bộ phận tuyển dụng có thể phỏng vấn quản lý của các phòng ban để thu thập, tổng hợp và phân tích những dữ liệu có được. Đây sẽ là nguồn dữ liệu cơ sở quan trọng nhất để lập nên một kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.
Các nhà nhân sự nên tham gia các cuộc thảo luận về tình hình tăng trưởng và những thách thức liên quan đến nguồn nhân lực mà các quản lý cấp trung đang phải đối mặt. Tại cấp quản lý này, họ có rất nhiều dữ liệu nhằm dự báo cho sự tăng trưởng và nhu cầu về mặt nhân sự trong những vị trí tương đương hoặc các vị trí quan trọng chủ chốt của phòng ban đó.
Trong quá trình phỏng vấn và thu thập thông tin, các câu hỏi có thể hỏi các nhà quản lý của các phòng ban các vấn đề sau:
- Phòng ban này có tác động như thế nào đến doanh nghiệp trong sáu tháng, mười hai tháng, hai mươi bốn tháng tới?
- Nhân viên cần có những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu mà phòng ban đã đặt ra?
- Có bao nhiêu nhân viên dự kiến sẽ không còn phù hợp để ở lại? Bao nhiêu nhân viên đang hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và cần được giữ lại? Bao nhiêu nhân viên có nhiều tiềm năng phát triển để nắm giữ những vai trò quan trọng hơn?
Sau khi thu thập thông tin về số lượng nhân tài hiện có của từng bộ phận và các yêu cầu về người tài của mỗi phòng ban trong tương lai, các nhà quản trị nhân sự cần tổng hợp và phân tích khoảng cách giữa cung và cầu về nguồn nhân lực của công ty. Dự báo các vị trí, số lượng nguồn nhân lực và các yêu cầu về năng lực của nhân viên sẽ cần thiết trong tương lai để giúp tổ chức giải quyết sự thiếu hụt người tài và lên kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp.
Việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Đây là cơ hội tốt để các nhà quản trị nhân sự có cái nhìn bao quát và chặt chẽ hơn trong quá trình xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân người tài, phân chia thời gian, chi phí, tài nguyên hợp lý để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của tổ chức.
Để chiến lược nhân sự thật sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của phòng nhân sự. Trên thực tế, việc dự báo nguồn nhân lực thường bị phòng nhân sự và các nhà quản trị nhân sự bỏ quên.
“Không nhiều những nhà nhân sự lên kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực vì nó được xem là ngoài chuyên môn của HR và để làm được điều đó cần sự phối hợp của các bộ phận trong công ty. Trong nhiều tổ chức, việc xác định nhu cầu về nguồn nhân lực được xem là vấn đề thuộc về ngân sách của phòng tài chính và đây cũng không phải là nhiệm vụ được ưu tiên của phòng nhân sự. Cuối cùng, không phòng ban nào quan tâm đến nhiệm vụ quan trọng này.” Jeremy Eskenazi, SHRM-SCP, Chuyên gia cố vấn quản lý nguồn lực của Riviera, tại California chia sẻ thông qua chương trình cố vấn và đào tạo cho đội ngũ nhân sự của công ty.
John Vlastelica, nhà Sáng lập và Giám đốc Điều hành của Recruiting Toolbox - một công ty tư vấn và đào tạo quản lý toàn cầu ở Seattle cho rằng: “Các nhà lãnh đạo nhân sự và phòng nhân sự đang nắm giữ các vai trò quan trọng trong tổ chức. Họ cần phải lên kế hoạch và thiết lập các mục tiêu tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, duy trì và quản lý nguồn lực, thực hiện đánh giá hiệu quả nhân viên, lên kế hoạch cho các vị trí kế nhiệm và hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. Để các nhà quản trị nhân sự lên chiến lược giúp các nhà tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả thì việc dự đoán được nhu cầu nguồn nhân lực của toàn công ty là yếu tố quan trọng hàng đầu. Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và chuyển dịch không ngừng như hiện nay, các nhà quản trị nhân sự cần có cái nhìn bao quát hơn về các vai trò của phòng nhân sự để chiến lược nhân sự thật sự phát huy được vai trò chiến lược của mình đối với sự phát triển của công ty.”
Trên thực tế, các công ty giành được lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút người tài là những công ty có khả năng dự đoán được nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty và có kế hoạch thu hút nhân tài trước khi công ty thật sự gặp phải sự thiếu hụt về nguồn nhân lực.
Việc lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần sự phối hợp giữa các bộ phận tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự của phòng nhân sự và các phòng ban khác trong công ty nhằm giúp các nhà quản trị nhân sự xác định được nhu cầu nhân lực của toàn công ty. Bên cạnh đó, kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực còn phục vụ cho việc lập kế hoạch tuyển dụng người mới, số lượng nhân viên tiềm năng cho các vị trí kế nhiệm bằng sự hỗ trợ của các chương trình đào tạo và phát triển năng lực, số lượng nhân viên cần bị đào thải vì không thể đáp ứng các yêu cầu về năng lực, các kỹ năng quan trọng nào cần có ở một ứng cử viên tiềm năng.
Cách lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Trước khi lập kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của công ty thì phòng nhân sự bắt đầu bằng việc thu thập thông tin. Các nhà quản trị nhân sự cần lên một quy trình chuẩn hóa nhằm thu thập các thông tin cần thiết về nhu cầu nguồn lực của các phòng ban. Sau đó, bộ phận tuyển dụng có thể phỏng vấn quản lý của các phòng ban để thu thập, tổng hợp và phân tích những dữ liệu có được. Đây sẽ là nguồn dữ liệu cơ sở quan trọng nhất để lập nên một kế hoạch dự báo nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.
Các nhà nhân sự nên tham gia các cuộc thảo luận về tình hình tăng trưởng và những thách thức liên quan đến nguồn nhân lực mà các quản lý cấp trung đang phải đối mặt. Tại cấp quản lý này, họ có rất nhiều dữ liệu nhằm dự báo cho sự tăng trưởng và nhu cầu về mặt nhân sự trong những vị trí tương đương hoặc các vị trí quan trọng chủ chốt của phòng ban đó.
Trong quá trình phỏng vấn và thu thập thông tin, các câu hỏi có thể hỏi các nhà quản lý của các phòng ban các vấn đề sau:
- Phòng ban này có tác động như thế nào đến doanh nghiệp trong sáu tháng, mười hai tháng, hai mươi bốn tháng tới?
- Nhân viên cần có những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu mà phòng ban đã đặt ra?
- Có bao nhiêu nhân viên dự kiến sẽ không còn phù hợp để ở lại? Bao nhiêu nhân viên đang hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và cần được giữ lại? Bao nhiêu nhân viên có nhiều tiềm năng phát triển để nắm giữ những vai trò quan trọng hơn?
Sau khi thu thập thông tin về số lượng nhân tài hiện có của từng bộ phận và các yêu cầu về người tài của mỗi phòng ban trong tương lai, các nhà quản trị nhân sự cần tổng hợp và phân tích khoảng cách giữa cung và cầu về nguồn nhân lực của công ty. Dự báo các vị trí, số lượng nguồn nhân lực và các yêu cầu về năng lực của nhân viên sẽ cần thiết trong tương lai để giúp tổ chức giải quyết sự thiếu hụt người tài và lên kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp.
Việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Đây là cơ hội tốt để các nhà quản trị nhân sự có cái nhìn bao quát và chặt chẽ hơn trong quá trình xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân người tài, phân chia thời gian, chi phí, tài nguyên hợp lý để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của tổ chức.
Theo SHRM.org
|
Chương trình đào tạo
 Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự
tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế
Khai giảng: Ngày 19/09/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 26/09/2019 tại Hà Nội
|
