Giai đoạn 1: Đồng cảm

Giai đoạn đầu tiên trong quá trình Design Thinking là hiểu biết vấn đề đang gặp phải, cố gắng xác định danh sách yêu cầu chi tiết công nghệ cho hệ thống nhân sự mới hoặc các yếu tố cụ thể cần được đưa vào khóa đào tạo quản lý mới.

Design Thinking giúp nhà nhân sự hoặc điều hành dự án nghĩ xa hơn về nhân viên – những người bị ảnh hưởng bởi quá trình nhân sự hoặc các giải pháp mới. Nhà nhân sự nên gắn kết và dành thời gian để hiểu động lực và khó khăn của nhân viên, đồng thời đánh giá các đặc điểm nào quan trọng với các giải pháp nhân sự.

Nhưng chìa khóa thành công của giai đoạn này là sự đồng cảm, giúp các nhà thiết kế và lãnh đạo vượt qua được định kiến riêng của bản thân, thấu hiểu mọi người và nhu cầu của họ.

Đối với các dự án Nhân sự, điều này giúp nhà quản lý dự án và lãnh đạo nhân sự dành thời gian quan sát những nhân viên đang sử dụng công nghệ nhân sự trong công việc của họ. Tất cả các quyết định trong mảng công nghệ Nhân sự thường xoay quanh việc lựa chọn phần mềm, hình thức triển khai và cấu hình và được thực hiện bởi nhóm trung tâm dự án, các cố vấn và nhân viên. Các quyết định này có thành công hay không là đến từ nhân viên và quá trình làm việc sau đó – đây là các đối tượng bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi các công nghệ nhân sự mới.

Nhóm dự án Nhân sự không thể đồng cảm với nhân viên nếu họ không tự mình tham gia vào giai đoạn này của Design Thinking.

Giai đoạn 2: Xác định

Xuyên suốt giai đoạn này, nhà nhân sự sẽ thu thập tất cả các thông tin đầu vào trong giai đoạn 1. Sau đó, nhóm nhân sự có thể xem xét và đánh giá thông tin với mục tiêu là xác định vấn đề cốt lõi.

Yếu tố quan trọng của Design Thinking chính là mục tiêu lấy “con người” làm điểm mấu chốt của vấn đề đang cần giải quyết. Ví dụ, chỉ số mục tiêu truyền thống có thể là: “Chúng tôi cần giảm số câu hỏi về biên chế và phúc lợi cho trung tâm tư vấn nhân viên xuống 10% trong năm nay”. Nhà nhân sự có thể dùng cách tiếp cận của Design Thinking để xác định lại vấn đề như: “Nhân viên nên được cung cấp nền tảng công nghệ dễ sử dụng và dễ truy cập các thông tin về biên chế và phúc lợi”.

Trong giai đoạn này, nhà nhân sự thu thập các ý tưởng của nhân viên về những đặc điểm cần thiết của giải pháp, chức năng và bất cứ yếu tố Design Thinking nào khác để giải quyết vấn đề theo cách lấy con người làm trung tâm.

Mục tiêu của hầu hết các sáng kiến công nghệ Nhân sự được thể hiện qua các cụm từ như: “Giúp nhân viên truy cập thông tin nhanh hơn và dễ dàng hơn”. “Cung cấp cho các nhà quản lý hướng dẫn tốt hơn để đào tạo nhân viên mới”. “Chào đón nhân viên mới và cho họ thấy công ty sẵn sàng hỗ trợ họ”.

Những cách thể hiện này sẽ có ý nghĩa hơn với nhân viên thay vì các chỉ số và những mục tiêu trừu tượng. Rất khó để gây chú ý với mọi người bằng số liệu, vì vậy mục tiêu của bất cứ dự án công nghệ nhân sự nào cũng nên kết nối với góc nhìn của con người, đặc biệt là với những nhân viên đang được kì vọng thay đổi cách làm việc của họ.

Giai đoạn 3: Tìm ra các ý tưởng

Trong giai đoạn này của quá trình Design Thinking, nhóm dự án nhân sự sẽ đưa ra những ý tưởng và cách giải quyết cụ thể.

Với việc thấu hiểu mong muốn của nhân viên từ giai đoạn 1, cùng với những đặc điểm chi tiết được quan sát và mục tiêu giải quyết vấn đề rõ ràng theo cách tập trung vào con người, nhóm có thể bắt đầu các ý tưởng.

Đây thường là thời gian để các thành viên động viên nhau “tư duy ra ngoài chiếc hộp” để tìm ra giải pháp mới, các ý tưởng này thường sẽ quay lại giai đoạn 2 – các thành viên sẽ khám phá ra những góc nhìn khác nhau về vấn đề. Trong quá trình này, tất cả các ý tưởng nên được cân nhắc và càng đưa ra nhiều cách giải quyết vấn đề càng tốt. Design Thinking sẽ tạo ra một môi trường xuất hiện nhiều dạng ý tưởng, cho dù điên rồ đến đâu thì vẫn luôn được tôn trọng và ghi nhận.

Bằng việc suy nghĩ sáng tạo làm thế nào để đào tạo, phát triển và đạt được mục tiêu năng suất của tổ chức, nhà lãnh đạo nhân sự có thể thúc đẩy những thay đổi đáng kể về cách quản lý năng suất nhân viên và cách công nghệ nhân sự hỗ trợ đã và đang phát triển.

Giai đoạn 4: Thử nghiệm

Trong giai đoạn này, mục tiêu của nhóm dự án Nhân sự là sản xuất các giải pháp nhanh chóng, tinh gọn và khả thi, đồng thời đánh giá mức độ hiệu quả trong giải quyết vấn đề.

Nhóm dự án có thể thử nghiệm nhiều phương án tiềm năng để tìm ra cách giải quyết tối ưu nhất cho từng vấn đề được xác định trong 3 giai đoạn đầu tiên. Các giải pháp có thể được thực hiện ở một quy mô nhỏ, sau đó nhóm dự án và nhân viên sẽ tiến hành điều tra trước khi quyết định tiếp tục, cải tiến hoặc hủy bỏ biện pháp đó.

Vào cuối giai đoạn thử nghiệm, nhóm dự án sẽ hiểu tốt hơn về các phương án đang sẵn có và sự phù hợp với từng vấn đề.