Tuyển dụng luôn là một trong những chiến lược quan trọng nhất trong vai trò của một nhà quản trị nhân sự. Tìm người phù hợp là điều khó khăn và có thể là quyết định lớn nhất mà hầu hết các nhà quản lý đưa ra vì nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Thêm vào đó là sự phức tạp của việc tuyển dụng từ xa mà không thực sự gặp mặt trực tiếp đã làm tăng gấp bội thách thức cho chiến lược tuyển dụng nhân sự ngày nay.

Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn có thể sẽ đồng ý rằng hầu hết chúng ta chỉ thích đưa ra quyết định tuyển dụng sau khi có đủ thời gian tương tác với những nhân viên mới tiềm năng, chủ yếu là gặp trực tiếp. Chúng ta không chỉ muốn biết liệu các ứng viên có kiến ​​thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết hay không mà còn muốn biết liệu chúng tôi có thể làm việc tốt với họ hay không. Và chúng ta cho rằng điều đó có nghĩa là phải trực tiếp tìm hiểu họ. Nhưng đại dịch đã thay đổi điều đó. Việc chuyển sang tuyển dụng online từ xa, cho dù tự nguyện hay không, không chỉ mang lại cơ hội mới mà còn mang lại những thách thức mới. Mặc dù tin tốt là việc tuyển dụng phần lớn đã trở thành bất khả thi về vị trí, vì vậy bạn có nhiều nhân tài hơn để tham gia, nhưng có nhiều biến số mới mà bạn cần lưu ý để tìm một người sẽ trở thành sự bổ sung mới tuyệt vời cho tổ chức.
 

Tuyển dụng luôn là một trong những chiến lược quan trọng nhất trong vai trò của một nhà quản trị nhân sự. (Photo: freepik.com)

Để cải thiện cơ hội tìm được người phù hợp và mang đến cho họ cơ hội thành công tốt nhất với tư cách là một đồng đội mới trong tổ chức, các chuyên gia nhân sự nên xem xét một số điều chỉnh sau:

Phỏng vấn trên nhiều nền tảng

Bạn có thể giả định rằng, vì bạn đã từng phỏng vấn trực tiếp nhiều ứng viên, nên chỉ cần chuyển sang thực hiện phỏng vấn qua video là đủ để tuyển dụng từ xa. Nhưng trong môi trường online gián tiếp từ xa, rất ít thông tin liên lạc của bạn với đồng đội hoặc giao tiếp của họ với nhau là đồng bộ và trực diện. Vì vậy, nếu mục tiêu là sử dụng quy trình phỏng vấn để đánh giá chính xác cách thức giao tiếp của ai đó phù hợp với phong cách của tổ chức hay không, thì bạn có thể cần phải thay đổi các nền tảng hoặc phương tiện giao tiếp mà bạn đang sử dụng trong quá trình phỏng vấn.

Matt Mullenweg, người sáng lập Automattic, từng thực hiện các cuộc phỏng vấn vòng cuối với tất cả các ứng viên xin việc thông qua trò chuyện trực tuyến. Anh ta không biết giới tính hay quốc tịch của bất kỳ ai mà anh ta phỏng vấn và chỉ dựa vào những dòng chữ trên màn hình. Trong bài báo HBR năm 2014 này, Mullenweg đã giải thích quá trình này gần giống với quy trình mù đôi như thế nào mà bạn có thể nhận được. Điều anh ấy tìm kiếm là đam mê và sự phù hợp với văn hóa.

Đối với bạn, điều này có nghĩa là một vòng phỏng vấn được tổ chức trên video, nhưng một vòng phỏng vấn khác được tổ chức qua email và một vòng phỏng vấn khác được tổ chức bằng cuộc gọi âm thanh. Bạn nên tận dụng bất kỳ phương tiện nào mà nhóm của bạn có để cộng tác trong quá trình phỏng vấn. Bạn thậm chí có thể cân nhắc đặt trước cho ứng viên một vài câu hỏi và yêu cầu họ ghi lại câu trả lời trong video dài 2 phút (không chỉ đánh giá mức độ ngắn gọn mà họ có thể cung cấp thông tin mà còn đánh giá mức độ họ tuân theo hướng dẫn). Những câu hỏi này có thể là kỹ thuật hoặc tình huống, nhưng chúng phải là những câu hỏi được hỏi thống nhất cho tất cả các ứng viên, để bạn có thể so sánh các video sau này.

Cho các thành viên trong nhóm cùng tham dự phỏng vấn

Từ lâu, chúng tôi đã giả định rằng hiệu suất của cá nhân là kết quả của kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng. Nhưng càng nghiên cứu, chúng ta càng biết rằng còn nhiều điều hơn thế nữa. Sự hợp tác và động lực của nhóm có tác động đáng kể đến hiệu suất của cá nhân, vì ngay cả hiệu suất của cá nhân cũng bị ảnh hưởng bởi nhóm mà bạn đang phục vụ và các nguồn lực mà nhóm (và toàn công ty) có thể cung cấp.

Ngay cả trong bối cảnh từ xa, nhóm mà những người mới tuyển dụng tham gia sẽ có tác động đáng kể đến hiệu suất ngắn hạn và dài hạn của họ, vì vậy, các chuyên gia nhân sự nên thu hút càng nhiều người từ nhóm mà các ứng viên sẽ làm việc cùng trong tương lai vào quá trình tuyển dụng nếu có thể. Điều này có nghĩa là để một số đồng đội nhất định thực hiện một cuộc phỏng vấn trực tiếp với người được tuyển dụng. Hoặc bạn có thể muốn tập hợp một hội đồng với một vài thành viên trong nhóm của bạn và thực hiện một cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin. Nếu bạn đang ghi lại câu trả lời bằng văn bản hoặc câu trả lời bằng video như trong đề xuất ở trên, thì hãy chia sẻ những câu trả lời đó với nhóm hiện có để có thể nhận được phản hồi của họ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Thiết kế dự án thử nghiệm

Cách cuối cùng để cả nhóm tham gia vào quyết định tuyển dụng và đánh giá cách ứng viên làm việc với nhóm là để họ… làm việc với nhóm. Nhiều công ty sử dụng các cuộc thử việc, thử giọng, mẫu công việc hoặc thứ gì đó tương tự để có được cảm nhận về phong cách làm việc và sự phù hợp của các ứng viên. Lý tưởng nhất, đây không cần phải là một nhiệm vụ lớn và tối quan trọng, nhưng cũng đừng là cơ hội nhận được công việc miễn phí của các ứng viên. Đó nên là một dự án đủ quan trọng để tạo cơ hội quan sát và cộng tác với từng ứng viên. Bạn thậm chí có thể thiết kế dự án thử nghiệm như một phương tiện để đánh giá khả năng thích ứng hoặc tư duy sáng tạo bằng cách cố ý bỏ đi một nguồn tài nguyên hoặc bước hướng dẫn và quan sát cách xử lý thách thức.

Tại những tập đoàn lớn, các thử nghiệm được sử dụng trong quá trình phỏng vấn cho nhiều chức năng khác nhau. Các kỹ sư phần mềm tiềm năng làm việc trên sản phẩm của công ty trong khi những nhân viên marketing tương lai có thể cộng tác trên một bài báo cho blog của công ty. Một số công ty đã tiến xa đến mức cung cấp các thử nghiệm dài hạn có trả lương cho các ứng viên, nhưng đối với hầu hết, một dự án đơn giản hơn chỉ mất vài giờ có khả năng đủ để đánh giá cách ứng viên làm việc và liệu nhóm có thể làm việc tốt với họ hay không.

Cung cấp thông tin sớm và thường xuyên

Việc một người có thể cần phỏng vấn và tuyển dụng từ xa đã gây ngạc nhiên cho nhiều nhà lãnh đạo, nhưng khi các công ty điều hướng dần dần (và có thể là tương lai) quay trở lại văn phòng, chắc chắn sẽ có nhiều điều ngạc nhiên hơn. Khi đề cập đến việc tuyển dụng từ xa, hãy đảm bảo thông báo điều đó cho các ứng viên sớm và thường xuyên trong quá trình này. Nếu tổ chức của bạn có tài liệu về công việc từ xa, hãy chia sẻ càng nhiều càng tốt trong danh sách việc làm và các cuộc phỏng vấn ban đầu. Nếu không, thì ít nhất hãy làm những gì bạn có thể để truyền đạt những gì đã biết về các kế hoạch từ xa của công ty hoặc những gì đang được thảo luận về các chính sách trong tương lai. Bạn không muốn thuê một đồng đội xuất sắc từ xa chỉ để cô ấy rời đi sáu tháng sau khi cô ấy được thông báo rằng cô ấy chỉ có thể làm điều khiển từ xa hai ngày mỗi tuần.

Tương tự, hãy trả lời trước với các kỳ vọng về giao tiếp và các tiêu chuẩn khác của nhóm. Nếu nhóm của bạn có hợp đồng xã hội hoặc thỏa thuận làm việc giúp thiết lập các chuẩn mực cho sự cộng tác, hãy chia sẻ nó nhiều nhất có thể như một loại “hướng dẫn sử dụng” cho các đồng đội mới.

Khi bạn đưa ra đề nghị và đề nghị được chấp nhận, hãy đảm bảo ưu tiên kết nối với nhóm và toàn bộ tổ chức khi giới thiệu. Lúc này các chuyên gia nhân sự phải hoàn thành thủ tục giấy tờ. Nhưng điều đó không có nghĩa là nó được ưu tiên hơn việc xây dựng kết nối giữa bạn và thành viên mới trong nhóm của bạn hoặc giữa người mới thuê và những người còn lại trong nhóm. Bạn có thể lên lịch trò chuyện video chào mừng để cả nhóm gặp gỡ và chào hỏi đồng nghiệp mới của họ. Hoặc, yêu cầu mỗi đồng đội viết email chào mừng hoặc quay video. Nếu bạn làm theo những gợi ý trên, thì nhiều đồng đội đã gặp được người mới tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn. Vì vậy, hãy yêu cầu nhóm chia sẻ điều gì nổi bật với họ và lý do tại sao họ mong muốn được hợp tác cùng nhau.

Chủ đề chung của tất cả ý tưởng này là "phù hợp với nhóm. Làm việc từ xa khiến tinh thần đồng đội trở nên quan trọng hơn - điều này làm cho việc cân nhắc phù hợp với nhóm trở nên quan trọng hơn. Nhân viên từ xa không làm việc một mình; mà họ làm việc một mình với nhau.

Nguồn: HBR